Petty Cash (Ý nghĩa, Ví dụ) | Kế toán tiền mặt lặt vặt
Ý nghĩa của Petty Cash
Tiền mặt nhỏ có nghĩa là số tiền nhỏ được phân bổ nhằm mục đích thanh toán các chi phí nhỏ mà công ty xảy ra trong hoạt động hàng ngày mà việc phát hành séc và để quản lý cùng một người giám hộ do công ty chỉ định là không hợp lý.
Mọi tổ chức đều yêu cầu tiền mặt cho các khoản chi tiêu hàng ngày của họ. Không phải mọi chi phí đều có thể được thanh toán bằng séc ngân hàng hoặc chuyển khoản. Các khoản chi tiêu nhỏ chỉ cần được thanh toán bằng tiền mặt. Đồng thời, một số khoản thu cần phải thanh toán bằng tiền mặt, chẳng hạn như bán phế liệu, v.v.
Trong hầu hết mọi tổ chức, tiền mặt lặt vặt là một phần không thể thiếu của chức năng kế toán và hầu như chỉ được thực hiện bởi các tài khoản cá nhân.
Làm thế nào Petty Cash hoạt động?
Petty Cash là một lượng tiền mặt nhỏ cần được giữ trong văn phòng để sử dụng cho các chi tiêu nhỏ hàng ngày. Một người có tiền mặt trong tổ chức thường được gọi là thủ quỹ. Cùng một người chịu trách nhiệm hạch toán thích hợp từng giao dịch tiền mặt được thực hiện thông qua anh ta. Tất cả các khoản thu nhập và chi phí thực tế không thể thanh toán qua ngân hàng cần phải được thanh toán không gì khác ngoài tiền mặt (không có giao dịch hàng đổi hàng trong nền kinh tế hiện đại).
Nói chung, các khoản chi sau đây được thanh toán bằng tiền mặt;
- Bữa ăn nhẹ hàng ngày, trà cho nhân viên;
- Các khoản bồi hoàn của nhân viên - Đi du lịch không thường xuyên, các khoản bồi hoàn khác;
- Các khoản phí ngân hàng nhỏ - đánh giá, công chứng, v.v.;
- Để gửi lời chúc hoặc đồ ngọt đến khách hàng hoặc khách hàng vào dịp lễ Diwali hoặc các lễ hội khác;
Một số khoản thu nhập có thể được tính thành tiền mặt;
- Bán phế liệu - số tiền nhỏ cho các nhà cung cấp không có tổ chức.
- Bán báo cũ v.v.
Thông thường, một tổ chức ước tính nhu cầu tiền mặt định kỳ của họ, tức là hàng tuần hoặc hàng tháng và theo đó phê duyệt hạn mức có thể rút ra từ ngân hàng theo thời gian để thanh toán các chi phí tiền mặt. Giới hạn sở hữu tiền mặt với thủ quỹ không được vượt quá vào bất kỳ thời điểm nào theo sự chấp thuận của ban quản lý tổ chức. Định kỳ rút tiền từ ngân hàng có thể khác nhau giữa các tổ chức theo yêu cầu của họ. Một chủ cửa hàng nhỏ cần nhiều tiền mặt hơn là các tổ chức quy mô trung bình hoặc lớn vì anh ta cần giao dịch nhiều hơn với khu vực không có tổ chức, những người chỉ giao dịch bằng tiền mặt.
Để giao dịch suôn sẻ thông qua tiền mặt, ba người là một phần của giao dịch: người lập (Thu ngân), Người ủy quyền (Quản lý cấp cao) và Người nhận (do người yêu cầu).
Định dạng tiền mặt nhỏ
Việc thanh toán bằng tiền mặt không thể được chứng minh nếu việc thanh toán tương tự không được giải quyết sau khi đã tính đến các mảnh bằng chứng thích hợp. Do đó, một định dạng chứng từ tiền mặt nhỏ sẽ được tạo ra để làm bằng chứng trong quá trình này và phải được người nhận tiền ký tên tại thời điểm thanh toán. Một mẫu chứng từ như dưới đây;
Dưới đây là một mẫu của định dạng tiền mặt nhỏ -
Chứng từ trên có tên của người lập, người ủy quyền và người nhận chứng từ vì cả ba đều cần thiết để làm bằng chứng thanh toán.
Làm thế nào để làm kế toán tiền mặt nhỏ?
# 1- Sáng tạo
Quỹ tiền mặt nhỏ được tạo ra bằng cách rút tiền mặt từ ngân hàng và giao cho người duy trì quỹ. Trong một tổ chức nhỏ hơn, số tiền nhận được từ con nợ (bằng tiền mặt) cũng sẽ là một phần của tiền mặt
Contra - Petty Cash A / c Tiến sĩ xxxx
Đến Ngân hàng A / c xxxx
Phiếu thu - Tiền mặt A / c TS xxxx
Gửi người ghi nợ A / c xxxx
# 2 - Giải ngân
Mỗi khoản giải ngân không được ghi lại thông qua sổ nhật ký vì có thể có nhiều khoản giải ngân nhỏ cho các khoản chi nhỏ (ví dụ: mua tem thư), thay vì mục nhật ký được chuyển vào cuối ngày hoặc sau một khoảng thời gian cụ thể cho tổng số tiền được giải ngân.
Thanh toán - Tổng giải ngân (chi tiêu khôn ngoan) A / c Tiến sĩ xxx
Để tiền mặt nhỏ A / c xxx
Bản tường thuật sẽ bao gồm tổng số tiền mặt thanh toán.
# 3 - Bổ sung
Nếu số dư tiền mặt trở nên rất thấp, thì nó sẽ được bổ sung qua séc.
Contra - Petty Cash A / c Tiến sĩ xxxx
Đến Ngân hàng A / c xxxx
Ví dụ về kế toán tiền mặt nhỏ
: XYZ LLP tạo ra một quỹ tiền mặt nhỏ 15.000 đô la / - vào ngày 1 tháng 4 năm 2016. Trong tháng 4 năm 2016, giải ngân sau đã được thực hiện từ quỹ tiền mặt:
Trà và đồ ăn nhẹ 1,256 / -
Thuế Toll 2.450 / -
In ấn & bưu chính 1.550 / -
Cước 2.300 / -
Làm sạch và hút bụi 1.000 / -
Đồ dùng văn phòng 2.800 / -
Vượt qua các mục nhật ký cho giao dịch trên.
Giải pháp:
1 Khoản tiền lẻ A / c Nợ TK 15.000
Chuyển tiền mặt tại ngân hàng 15.000
(Là quỹ tiền mặt nhỏ được tạo ra hoặc được rút từ ngân hàng để làm quỹ tiền mặt)
- Trà và đồ ăn nhẹ 1.256
Thuế Toll 2.450
In ấn và bưu phí 1.550
Cước 2.300
Làm sạch và quét bụi 1.000
Đồ dùng văn phòng 2.800
Tiền mặt nhỏ A / c 11.356
(Được giải ngân từ quỹ tiền mặt nhỏ)
Ghi nhật ký cho các khoản thu tiền mặt nhỏ:
Tiền mặt nhỏ A / c Tiến sĩ xxx
Bán phế liệu hoặc tin tức xxx
(Nhận tiền mặt từ việc bán Phế liệu / Tin tức)
Làm thế nào để bổ sung số dư tiền mặt nhỏ?
Số dư tiền mặt nhỏ sẽ bổ sung theo thời gian để đáp ứng các chi tiêu tiền mặt tiếp theo. Tuy nhiên, cách thức bổ sung được lưu ý nhiều nhất và phụ thuộc vào nhân viên thu ngân và người ủy quyền. Có thể có hướng dẫn của lãnh đạo cấp cao về nó, nhưng trong trường hợp không có hướng dẫn đó, nhân viên thu ngân, tùy theo sự thuận tiện của mình, hãy nạp tiền vào số dư tiền mặt của mình. Có một số phương pháp có thể giúp người quản lý hoặc người ủy quyền theo một cách hoặc hai cách;
# 1 - Tiền mặt nhỏ nổi lên
Khi một tổ chức thực hành vận hành một khoản thả nổi cố định cho tiền mặt như một tổ chức muốn, tiền mặt không được xuống dưới một mức và phải nằm trong phạm vi số tiền nạp vào sẽ luôn giữ nguyên. Vào thời điểm tiền mặt chạm đầu dưới của cân, nhân viên thu ngân sẽ kích hoạt và đưa ra yêu cầu rút tiền từ ngân hàng. Ví dụ: nếu mức thả nổi là 20.000 đô la / - và 14.000 đô la / - đã được chi tiêu, thì số dư tiền mặt còn lại là 6.000 đô la / - và 14.000 đô la / - là cần thiết để số dư thả nổi trở lại mức 20.000 đô la / -. Ở đây $ 6.000 / - là mức thấp hơn và số tiền rút sẽ luôn là $ 14.000 / - mà thôi.
Thông lệ này ghi lại tất cả các khoản thanh toán đã thực hiện kể từ lần nạp tiền cuối cùng, làm cơ sở để yêu cầu người ủy quyền nạp tiền tiếp theo. Việc sử dụng phương pháp này giúp các bên ký kết biết được số tiền đã được chi tiêu trước khi rút thêm tiền mặt từ ngân hàng.
Phạm vi tiền mặt sở hữu của bộ phận tài khoản tại một thời điểm nhất định do ban giám đốc công ty quyết định và phê duyệt.
# 2 - Tiền mặt nhỏ theo yêu cầu
Rất ít công ty nhỏ áp dụng chính sách dẫn đến số dư tiền mặt thấp nhất trong công ty vì họ chỉ rút tiền khi được yêu cầu. Ví dụ, công ty có chính sách hoàn trả tiền hàng tuần cho nhân viên, và do đó hàng tuần công ty đều biết cần bao nhiêu tiền mặt và số tiền đó công ty chỉ rút ra.
Cách tiếp cận này làm giảm rủi ro và vì công ty sẽ hầu như không có số dư tiền mặt, nên có thể tránh được một số chi phí liên quan đến bảo hiểm và bảo vệ tiền.
# 3 - Quản lý tiền mặt lặt vặt không có tổ chức
Trong các công ty được tổ chức chặt chẽ, nơi các chủ sở hữu trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh hàng ngày sử dụng phương pháp này, trong khi họ chỉ định phương pháp rút số tiền từ ngân hàng. Không có chính sách chính thức nào được áp dụng để rút số tiền và không giới hạn việc sở hữu tiền mặt. Hơn nữa, không có chính sách chính thức nào đối với tiền mặt, vì điều này cũng được các chủ sở hữu của tổ chức xem xét cẩn thận.
Từ góc độ kiểm soát và rủi ro, nó sẽ ít rủi ro hơn khi chỉ có chủ sở hữu kiểm soát chặt chẽ. Từ quan điểm chính sách và kế toán, nó là không chính thức và sẽ được tránh.
Chính sách tốt nhất - Từ ba chính sách trên, float up chủ yếu được sử dụng và đánh giá cao bởi các kế toán viên trên toàn cầu vì nó mang lại sự linh hoạt cũng như kiểm soát cả giao dịch tiền mặt.
