Thư báo ghi có (Ý nghĩa, Ví dụ) | Bản ghi nhớ tín dụng là gì?

Thư báo ghi có là gì?

Biên bản ghi có hoặc thư báo ghi có là một tài liệu do người bán phát hành cho người mua, đóng vai trò là tài liệu nguồn cho nhật ký bán hàng thông báo cho người mua rằng người bán sẽ giảm hoặc ghi có số tiền mà người mua nợ người bán trong các khoản phải thu thương mại. tài khoản của người bán.

Các thành phần

Nó tương tự như hóa đơn bán hàng và chứa các thành phần sau đây, thường là trong ngành định hướng sản phẩm. Các chi tiết và chi tiết trong bản ghi nhớ tín dụng làm cho nó trở nên quan trọng và do đó việc sử dụng cùng một phổ biến và được chấp nhận toàn cầu trên tất cả các lĩnh vực và ngành công nghiệp trên toàn cầu.

  1. Số đơn đặt hàng (PO)
  2. Điều khoản thanh toán và hóa đơn
  3. Địa chỉ giao hàng của một danh sách các mặt hàng
  4. Giá của từng mặt hàng
  5. Số lượng của từng mặt hàng.
  6. Ngày mua
  7. Tổng giá trị của giao dịch
  8. Tổng số tiền chiết khấu đối với từng sản phẩm;

Dưới đây là hình ảnh của một định dạng thư báo ghi có điển hình. Chúng ta có thể thấy các thông số được đề cập ở trên ở định dạng cụ thể.

Ý nghĩa

Người bán sử dụng bản ghi nhớ này thay vì sử dụng chiết khấu để tiết kiệm tiền. Khi người bán muốn giảm giá cho người mua, họ chỉ có thể thực hiện ở mức hóa đơn. Điều này tạo ra sự nhầm lẫn trong sổ sách kế toán của người bán khi anh ta được yêu cầu theo dõi lại sản phẩm cụ thể đã được giảm giá. Ngoài ra, trong quá trình tính toán tổng hợp doanh thu thuế bán hàng, rất khó để chia nhỏ cho các sản phẩm giảm giá. Để tránh như vậy một bản ghi nhớ tín dụng kinh doanh mờ nhạt được phát hành.

Việc giảm giá trong bản ghi nhớ sẽ được chỉ định ở cấp độ sản phẩm và cũng dễ dàng cho các giao dịch. Người bán cũng có thể theo dõi lại sản phẩm được giảm giá một cách dễ dàng trong trường hợp có thư báo ghi có.

Ví dụ về Thư báo ghi có

Công ty A là công ty sản xuất cung cấp hàng hóa cho công ty B. Hai công ty này có bề dày thành tích và hoạt động kinh doanh được một thời gian. A đã chuyển một lượng hàng nhất định cho B. Đội bán hàng của A đã nhận được một bảng giá mới của các sản phẩm. Giá mới thực sự thấp hơn giá trước đây. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau như giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí chung, v.v.

Công ty sẽ tính theo giá trước đây cho B, và B có xóa tài khoản hay không. Trong cả hai trường hợp, công ty A sẽ gửi Giấy báo có cho công ty B nói rằng B nên giảm số tiền họ nợ A, việc giảm giá sản phẩm sẽ là số tiền được đề cập và công ty A sẽ giảm số tiền tương tự trong số tiền phải thu của họ. . Bản ghi nhớ sẽ có chiều ngược lại nếu giá của các sản phẩm được vận chuyển đến Công ty B tăng lên.

Thông thường, nó sẽ thành hiện thực nếu khách hàng đã trả nhiều hơn hoặc thấp hơn giá thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ được sử dụng. Là chứng từ được lập để điều chỉnh những sai sót trong hóa đơn bán hàng đã được xử lý và gửi cho khách hàng. Người bán sẽ thông báo cho người mua số tiền anh ta đã trả thêm trong tài liệu và anh ta có thể giữ số tiền đó trong giao dịch tiếp theo.

Tại sao Người bán sẽ sử dụng Bản ghi có?

  • Người mua có thể trả lại một vài hoặc tất cả các mặt hàng đã mua cho người bán.
  • Các mặt hàng được giao có thể bị lỗi, sai kích thước, màu sắc; nói cách khác, việc giao hàng không đáp ứng được mong đợi của người mua.
  • Người mua có một loại yêu cầu mới đối với cùng một lô hàng từ cùng một người bán.
  • Thay đổi là giá của các mặt hàng được vận chuyển cho người mua.
  • Khi số tiền trên hóa đơn bị phóng đại quá mức;
  • Giảm giá không được áp dụng đúng trên các sản phẩm.
  • Khi hàng hoá, sản phẩm được giao bị hư hỏng, hư hỏng trước thời hạn sử dụng;

Những lý do nêu trên làm cho biên bản ghi nhớ tín dụng trở nên quan trọng trong việc thực hiện giao dịch mua và bán của doanh nghiệp. Nói cách khác, thư báo ghi có trái ngược với hóa đơn, được người bán sản phẩm hoặc nhà cung cấp dịch vụ tạo và đưa cho người mua. Trừ khi không thể cầm cố hóa đơn, giấy báo có để thanh lý nó.

Hạn chế

  • Khi đăng ký tín dụng, tổng số hóa đơn phải nhỏ hơn hoặc bằng 1000.
  • Khi thu hồi thư báo ghi có, số lượng hóa đơn phải nhỏ hơn 1000.
  • Việc phát hành của nó sẽ phải chịu một khoản phí luân chuyển dễ dàng hơn.
  • Giao dịch cũng xem xét sự tin cậy về mặt đạo đức giữa hai bên trong hoạt động kinh doanh.
  • Người mua có thể tranh luận sai về hàng hóa được giao với mục đích duy nhất là tận dụng cơ sở ghi nhớ tín dụng.

Ưu điểm

  • Bản ghi nhớ được tạo chỉ với một cú nhấp chuột và dễ dàng ghi lại tài liệu hơn là thực hiện các mục nhập thủ công, sẽ đòi hỏi nhiều thời gian và nhân sự hơn.
  • Không cần phải tạo doanh thu âm cho các dự án theo cách thủ công để tạo giấy báo có;
  • Mục nhập duy nhất chứa tất cả các chi tiết của giao dịch kinh doanh và do đó dễ dàng theo dõi trong sổ tài khoản;
  • Trong trường hợp theo dõi ngược lại các sản phẩm giảm giá, thật dễ dàng khi một giấy báo có được sử dụng thay vì chỉ một hóa đơn.
  • Nó chẳng qua là hóa đơn nhận tiền bán hàng mà ngược lại hoàn toàn về mặt sổ sách kế toán.
  • Nó làm giảm số lượng các bút toán trong tài khoản, do đó giúp dễ dàng theo dõi và báo cáo.

Phần kết luận

Bản ghi nhớ tín dụng làm cho giao dịch kinh doanh giữa người mua và người bán diễn ra một cách suôn sẻ hơn. Nó có thể phải chịu một số khoản phí nhưng so với những lợi ích mà nó có khi so sánh với biên lai hóa đơn, thì một giấy báo có rất hữu ích. Nó có thể là tín dụng hoặc ghi nợ tùy thuộc vào biến động giá so với giá thực tế. Sự biến động về giá của sản phẩm theo thời gian sẽ quyết định tần suất giao dịch giữa hai bên. Nhìn chung, có thể kết luận rằng thư báo ghi có, khi được sử dụng, giúp người bán dễ dàng kiểm tra lại lịch sử giảm giá của một sản phẩm cụ thể. Người bán sẽ tăng hoặc giảm khoản phải thu của mình, tùy thuộc vào tổng số tiền.