seychellesartprojects.org

Tài khoản Chu trình phải trả còn được gọi là Mua sắm phải trả là một loạt các quy trình khác nhau trong công ty liên quan đến các hoạt động khác nhau cần thiết để mua sản phẩm ngay từ khi đặt hàng cho nhà cung cấp, sau đó mua và nhận hàng và cuối cùng thanh toán đến hạn cuối cùng cho nhà cung cấp so với cùng một.

Chu kỳ Tài khoản Phải trả (AP) là gì?

Chu trình thanh toán tài khoản còn được gọi là 'Mua hàng để thanh toán' hoặc 'P2P' là một chuỗi các quy trình liên quan đến bộ phận mua hàng và thanh toán của công ty và thực hiện tất cả các hoạt động cần thiết từ đặt hàng cho nhà cung cấp, mua hàng hóa và thanh toán cuối cùng cho các nhà cung cấp.

Mọi doanh nghiệp đều có hai chu kỳ kinh doanh chính - chu kỳ doanh thu và chu kỳ chi tiêu.

• Chu kỳ Doanh thu bao gồm các hoạt động như bán hàng, tiếp thị, quan hệ khách hàng, thu thập doanh thu, v.v.
• Chu kỳ Chi tiêu bao gồm mua hàng, thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí sản xuất, tiền công và tiền lương, ... Chu trình tài khoản phải trả là một phần quan trọng của chu trình chi tiêu.

Sau đây là các bước bao gồm trong chu kỳ tài khoản phải trả -

1. Xác định Hàng hóa Yêu cầu
2. Quá trình hoàn lại
3. Tìm kiếm nhà cung cấp
4. Yêu cầu đề xuất
5. Đánh giá Nhận Báo giá
6. Đàm phán
7. Đơn đặt hàng
8. Xác nhận của nhà cung cấp
9. Nhiệm vụ của nhà cung cấp
10. Khi giao hàng thành công
11. Nhập hóa đơn
12. Thanh toán

Hãy để chúng tôi thảo luận chi tiết về những điều này -

Các bước bao gồm trong chu kỳ tài khoản phải trả

Sau đây là các bước bao gồm trong chu kỳ mua sắm để thanh toán:

# 1 - Xác định Hàng hóa Yêu cầu

Việc mua hàng được thực hiện dựa trên số lượng tồn kho theo yêu cầu của bộ phận sản xuất của công ty. Giám đốc sản xuất xác định các nguồn cung cấp cần thiết và thông báo cho bộ phận mua hàng.

# 2 - Bộ phận Mua hàng bắt đầu Quy trình Mua sắm

Sau khi nhận được sự chấp thuận của các yêu cầu cung cấp từ sản xuất, bộ phận mua hàng sẽ xem xét một số đơn đặt hàng tương tự đã được đặt chưa; nếu không, thì các tài liệu mới của đơn đặt hàng sẽ được tạo.

# 3 - Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm kiếm nhà cung cấp là một công việc phức tạp bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như địa phương, dễ vận chuyển, chính sách tín dụng, thiện chí của nhà cung cấp và sản phẩm của họ, mối quan hệ trong quá khứ với công ty và nhiều yếu tố khác. Tuy nhiên, công ty thích giao dịch với các nhà cung cấp đã được thử nghiệm và kiểm tra. Trong các trường hợp khác, các nhà cung cấp tiềm năng được lựa chọn tại địa phương, quốc gia hoặc quốc tế bằng cách sử dụng doanh nghiệp trực tuyến đến các cổng thông tin doanh nghiệp (như Alibaba.com), giới thiệu, v.v.

# 4- Yêu cầu Đề xuất

Sau khi chọn một vài nhà cung cấp tiềm năng, một tài liệu chính thức sẽ được gửi để nhận báo giá của các mặt hàng. Tài liệu được gọi là yêu cầu đề xuất (RFP). Nhà cung cấp gửi một đề xuất, bao gồm giá cả và chất lượng sản phẩm và yêu cầu công ty hợp tác kinh doanh với họ.

# 5 - Đánh giá Nhận Báo giá

Công ty xem xét các báo giá do các nhà cung cấp khác nhau gửi và lọc các nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu của công ty. Công ty thông báo cho các nhà cung cấp được lựa chọn về mối quan tâm của mình trong việc thực hiện các giao dịch mua hàng.

# 6 - Công ty bắt đầu Quy trình Thương lượng

Đàm phán là một quá trình bận rộn và đôi khi mất thời gian, trong đó người mua yêu cầu người bán giảm giá, đưa ra chính sách tín dụng miễn phí và các điều khoản đàm phán cơ bản khác như chiết khấu, chất lượng sản phẩm, phí vận chuyển, giao hàng và các điều khoản bảo hiểm. Quá trình đàm phán thực hiện việc lọc và công ty đã xác định được các nhà cung cấp tốt nhất.

# 7 - Đơn đặt hàng

Công ty phê duyệt nhà cung cấp mong muốn sẽ trao cho anh ta đơn đặt hàng bằng cách gửi tài liệu đơn đặt hàng chính thức. Nó xác nhận với nhà cung cấp về các yêu cầu của công ty và thời hạn cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ.

# 8 - Xác nhận của nhà cung cấp

Thỏa thuận bắt đầu khi một nhà cung cấp đồng ý bán sản phẩm của mình theo các điều khoản và điều kiện được yêu cầu. Nhà cung cấp phải gửi xác nhận chấp nhận bằng văn bản qua đường bưu điện hoặc email.

# 9 - Nhiệm vụ của nhà cung cấp

Nhà cung cấp có nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng và vận chuyển theo đúng thời hạn và thông báo cho công ty về tiến độ đơn hàng. Thông báo phải được gửi khi hàng hóa sẵn sàng được vận chuyển và thông báo gửi hàng, bao gồm các tài liệu hợp lệ nêu rõ mô tả hàng hóa, bao gồm trọng lượng hoặc đơn vị, ngày giao hàng, địa điểm, v.v.

# 10 - Kiểm tra hàng hóa được giao

Quá trình kiểm tra bắt đầu, bao gồm cả kiểm tra chất lượng và số lượng. Bộ phận mua hàng kiểm tra xem hàng hóa được giao có đúng theo đơn đặt hàng hay không.

# 11 - Nhập hóa đơn

Khi kiểm tra thành công, nếu mọi thứ thấy phù hợp, bộ phận mua hàng sẽ gửi phê duyệt đến bộ phận tài khoản phải trả để bắt đầu quá trình thanh toán. Do đó, bộ phận tài khoản phải trả sẽ lập một bản ghi của hóa đơn, trong đó có tất cả các thông số kỹ thuật về khoản thanh toán như ngày cuối cùng và / hoặc ngày cuối cùng với chiết khấu, số tiền hoàn lại và các chi tiết chính thức khác.

# 12 - Thanh toán

Sau mỗi lần kiểm tra cần thiết, bộ phận tài khoản phải trả bắt đầu thanh toán cho nhà cung cấp một phần hoặc toàn bộ theo định mức của công ty. Có nhiều cách khác nhau để thanh toán cho nhà cung cấp như:

• Thanh toán bằng tiền mặt
• Thanh toán bằng séc (hoặc các công cụ chuyển nhượng khác)
• Chuyển khoản trực tuyến của bên thứ ba
• Thanh toán bằng thẻ tín dụng
• Thanh toán bằng đô la hoặc ngoại tệ khác (áp dụng chung trong các giao dịch nhập khẩu);
• Thanh toán hàng đổi hàng, nghĩa là thanh toán một số hàng hóa và / hoặc dịch vụ so với hàng hóa và / hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp đã nhận.

Các tài liệu liên quan tham gia vào chu kỳ AP

Sau đây là các tài liệu quan trọng được bao gồm trong chu kỳ thanh toán mua sắm:

# 1 - Đơn đặt hàng

Bộ phận mua hàng của công ty tạo ra một đơn đặt hàng của hàng hóa cần thiết và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng nêu chi tiết nhà cung cấp về các mặt hàng cùng với số lượng của nó. Nó cũng chỉ định một ngày mà hàng hóa được yêu cầu để được giao.

# 2 - Nhận báo cáo

Sau khi hàng hóa được giao, ban giám đốc kiểm tra lô hàng và kiểm tra chất lượng, số lượng và các khía cạnh thiết yếu khác. Sau khi kiểm tra đầy đủ, nó tạo ra một báo cáo chi tiết được gọi là nhận báo cáo.

# 3 - Hóa đơn của nhà cung cấp

Tài liệu là hợp đồng pháp lý trong đó nhà cung cấp nêu chi tiết về hàng hóa, tỷ lệ trên mỗi đơn vị và tổng số tiền cùng với số tiền chịu thuế hiện hành. Nó cũng chỉ định chính sách tín dụng và ngày cuối cùng để thanh toán.