seychellesartprojects.org

Mẫu đầy đủ của GRN - Phiếu nhận hàng

Dạng đầy đủ của GRN là Phiếu nhận hàng. GRN đề cập đến chứng từ kinh doanh được khách hàng điền vào thời điểm nhận hàng từ người bán để xác nhận việc đã nhận tất cả hàng hóa theo thỏa thuận giữa các bên liên quan và nó thường được so sánh với đơn đặt hàng ( PO) trước khi thanh toán cho người bán hàng hóa.

Đặc điểm của GRN

Trong sản xuất và các loại hình tổ chức khác, quy trình tổ chức bao gồm vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác hoặc vận chuyển từ thị trường bên ngoài về kho ... Phiếu nhận hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Đôi khi, thời gian xử lý có thể chậm hơn bình thường và điều này có thể được bắt nguồn từ phiếu nhận hàng.

Một trong những đặc điểm quan trọng của phiếu nhận hàng là khi hàng hóa được vận chuyển đến cửa hàng ở đâu, người quản lý cửa hàng sẽ lấy chứng từ này để làm bằng chứng xác nhận hàng hóa có đúng số lượng yêu cầu hay không, có đúng số lượng yêu cầu như đã ghi trong phiếu không. có thực sự được nhận hay không. Do đó, phiếu nhận hàng cũng trở thành bằng chứng và trở thành dấu vết kiểm toán.

Những gì sẽ được bao gồm trong ghi chú nhận hàng?

Thông thường, trong tổ chức, công việc in sẵn phiếu nhận hàng là của bộ phận cửa hàng. Do đó, ban quản lý nên đào tạo họ một cách thích hợp về tất cả những gì bắt buộc phải có trong phiếu nhận hàng. Danh sách sau đây được chuẩn bị về những điều quan trọng cần có trong GRN:

• Trên cùng của GRN hiển thị tên của nhà cung cấp hàng hóa.
• Tiếp theo là ngày giờ xuất hàng và ngày giờ nhận hàng của bộ phận cửa hàng.
• Địa chỉ thích hợp của nơi hàng hóa được cho là được vận chuyển và nơi hàng hóa được cho là sẽ được giao cùng với mã PIN thích hợp.
• Mô tả hàng hóa được vận chuyển cùng với số lượng từng loại sản phẩm, tỷ lệ và giá cả của hàng hóa.
• Việc kết thúc GRN được thực hiện bằng chữ ký và tên của nhân viên có thẩm quyền, của cả nhà cung cấp cũng như quản lý cửa hàng và nhân viên bán hàng, người được giao nhận hàng.

Quy trình GRN

Sau đây là quy trình của GRN:

• Việc nhận các hóa đơn và dọn hàng và dỡ hàng cho các cửa hàng.
• Việc xác minh thực tế số lượng hàng hóa đã nhận cùng với mô tả hàng hóa.
• Nếu hàng hóa bị tranh chấp hoặc thiếu số lượng, nhà cung cấp sẽ được liên hệ để hỏi lý do thiếu hàng.
• Sau khi số lượng được kiểm tra, kiểm tra chất lượng được thực hiện.
• Challan sẽ xác nhận và gửi đến nhà cung cấp.
• Sau bước trên, bộ phận tiếp nhận sẽ lập GRN thành 5 bản. Bản gốc cho họ và phần còn lại cho tài khoản ghi nợ mua hàng, một bản gửi cho người quản lý cửa hàng và một bản cho người đưa ra yêu cầu mua hàng.
• Dựa trên nó, các mục nhập được thực hiện vào sổ cái cửa hàng.

Tầm quan trọng

• Đối với bất kỳ bộ phận kế toán nào, phiếu nhận hàng là một chứng từ rất quan trọng vì nó phục vụ cho mục đích của nguyên tắc khách quan của kế toán. Bất kỳ mục nhập nào trong sổ sách kế toán bắt buộc phải được hỗ trợ bởi bằng chứng dưới dạng tài liệu.
• Hơn nữa, trước khi thực hiện bất kỳ khoản thanh toán sản phẩm nào cho người bán, hàng hóa được xác minh với GRN. Ngoài ra, trong một tổ chức, để giảm khả năng xảy ra sai sót và gian lận, điều quan trọng là công việc của người này phải được người khác kiểm tra và một người không tham gia vào nhiều hơn 1 quá trình liên tục. Do đó, do GRN, công việc tổ chức được kiểm tra bởi những người khác nhau.
• Do số lượng thực tế của hàng hoá được kiểm tra với phiếu nhận hàng; việc thanh toán chỉ được thực hiện đối với những hàng hoá đã thực sự nhận được. Do đó tránh được việc thanh toán sai.
• Tài liệu này cũng đặt một vai trò quan trọng đối với nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể chứng minh với sự trợ giúp của GRN rằng hàng hóa đã được gửi đi từ đầu của họ vì GRN là tài liệu pháp lý chính thức và có thể được chấp nhận làm bằng chứng trước tòa.

Phiếu nhận hàng so với Phiếu gửi hàng

Sau đây là những điểm khác biệt giữa Phiếu nhận hàng và Phiếu gửi hàng:

• Bộ phận điều phối của nhà cung cấp lập Phiếu gửi hàng hóa (GDN) trong khi Bộ phận tiếp nhận hàng hóa do bộ phận tiếp nhận của người mua lập.
• Nếu không tăng GDN, bộ phận tài khoản của nhà cung cấp không thể tăng hóa đơn trong khi không có GRN, bộ phận người mua không thể thanh toán hoặc ghi sổ.

Những lợi ích

Sau đây là những lợi ích của hàng hóa nhận được một ghi chú:

• Nó hoạt động như bằng chứng cho kiểm toán viên và do đó được bao gồm trong các thủ tục theo dõi kiểm toán.
• GRN cho biết số lượng thực tế nhận được và do đó có thể phát hiện được việc mất khoản thanh toán cao hơn cho nhà cung cấp.
• Nó là bằng chứng giao hàng. Đây là một tài liệu có hiệu lực pháp lý và có thể được nộp tại tòa án.
• Nhân viên trong nhóm hậu cần phải chịu trách nhiệm trong trường hợp có sai sót hoặc gian lận vì số lượng phải luôn khớp với số lượng GRN. Tinh thần trách nhiệm và sự tỉnh táo được tạo ra trong nhóm.
• Các bộ phận tài chính của các công ty lớn hơn có thể sử dụng tài liệu này cho mục đích so sánh về số lượng hàng hóa đã đặt hàng và số lượng hàng hóa đã thực sự được nhận và nhập vào sổ sách.

Phần kết luận

GRN là tên viết tắt được sử dụng cho hàng hóa nhận được ghi chú. Như tên của nó, phiếu nhận hàng là phiếu xác nhận đã nhận hàng của khách hàng hoặc người mua từ người bán được người mua điền vào thời điểm hàng hóa thực sự được nhận. Đây là một văn bản pháp lý chính thức và có thể được chấp nhận như một bằng chứng trước tòa án pháp luật.