Đối chiếu Sách

Đối chiếu Sách | Các loại, các phương pháp hay nhất | Lời khuyên hữu ích

Đối chiếu sổ sách là việc công ty thực hiện đối chiếu trước khi khóa sổ tài khoản nhằm đảm bảo sổ sách được cập nhật và không có sự thao túng, gian lận trên sổ sách tài khoản của công ty.

Như chúng ta đã biết, Sổ sách kế toán là bản thiết kế của bất kỳ doanh nghiệp nào. Duy trì Sổ Tài khoản là chìa khóa để quản lý tài chính.

Tuy nhiên, duy trì sổ sách tài khoản là không đủ. Cũng cần thiết rằng các tài khoản phải chính xác và đầy đủ. Có thể có nhiều cách kiểm tra và kiểm soát khác nhau để đảm bảo điều này, nhưng một trong những cách cơ bản và thiết yếu nhất là “Đối chiếu Sách”.

Hòa giải là gì?

Nó là một quá trình so sánh hai bộ hồ sơ và phân tích sự khác biệt giữa hai bộ, nếu có.

Hai bộ hồ sơ này có thể là bất cứ thứ gì từ toàn bộ danh sách các Sổ tài khoản. Nói chung, một bộ hồ sơ là sổ cái từ chính Sổ sách của công ty cần được đối chiếu và bộ hồ sơ thứ hai được lấy từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài.

ví dụ: so sánh sổ ngân hàng (nguồn nội bộ) với bảng sao kê ngân hàng (nguồn bên ngoài).

Khi nào thì việc hòa giải được thực hiện?

Nó thường được thực hiện trước khi đóng tài khoản. Nên làm hàng tháng để sổ sách được cập nhật, nhưng cũng có thể làm hàng quý hoặc hàng năm.

Nặng thì âm lượng nhiều hơn nên tần suất điều hòa để quá trình điều hòa diễn ra suôn sẻ hơn.

Chúng phải được thực hiện hàng năm trước khi Sách được kiểm toán viên chứng nhận. Hầu hết các đối chiếu là điều kiện tiên quyết cho mục đích kiểm tra đánh giá. Kể từ khi Sarbanes Oxley (SOX) được ban hành vào năm 2002, việc hòa giải càng trở nên quan trọng hơn vì sự tuân thủ được yêu cầu đã tăng lên một cấp độ khác.

Khoảng thời gian mà việc hòa giải được thực hiện là gì?

Một trong những khía cạnh quan trọng cần lưu ý khi thực hiện đối chiếu là khoảng thời gian cho cả hai bộ hồ sơ phải giống nhau.

Tiếp tục với ví dụ đã nêu ở trên, sẽ rất phi logic nếu so sánh sổ ngân hàng được trích từ ngày 01/01/16 đến 31/03/16 với bảng sao kê ngân hàng từ 01/01/16 đến 30/06/16. Cần có một cơ sở chung để so sánh.

Ngoài ra, một điều cần thiết cần xem xét là số dư Đầu kỳ hoặc Đầu kỳ phải luôn bằng nhau cho cả tập hợp các bản ghi. Trong trường hợp trên, nếu số dư vào ngày 01-01-16 không giống nhau, sự khác biệt này trước tiên nên được điều chỉnh thay vì tiếp tục đối chiếu từ 01-01-16 đến 31-03-16.

Tại sao phải thực hiện hòa giải?

Phát hiện gian lận

Nó rất dễ dàng để thao tác sổ sách của các tài khoản. Một cách để phát hiện gian lận là thông qua đối chiếu. Hãy để chúng tôi hiểu điều này với một ví dụ.
Thủ quỹ của Công ty Cổ phần ABC có hành vi gian lận khi không ghi nhận tiền mặt của khách hàng. Bằng cách này, khách hàng và sổ cái tiền mặt không thay đổi, và anh ta có thể bỏ túi số tiền nhận được.
Một cách đơn giản để phát hiện những gian lận như thế này là thực hiện đối chiếu sổ cái của khách hàng. Khi sổ cái của Khách hàng trên Sổ của ABC được so sánh với sổ cái của ABC trên Sổ của khách hàng, các số dư sẽ không ràng buộc và gian lận sẽ bị phát hiện.

Đảm bảo hồ sơ đầy đủ:

Đôi khi, một số hoạt động nhất định ảnh hưởng đến sách của chúng tôi nhưng không được chuyển qua nhóm tài khoản và do đó, có thể không bị phát hiện.
Một ví dụ nhỏ là séc do khách hàng gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng. Nếu khách hàng không thông báo thì sổ cái ngân hàng cũng như sổ cái khách hàng sẽ không đầy đủ, dẫn đến sai sự thật.

Đảm bảo hồ sơ chính xác:

Có thể có sai sót của con người trong quá trình hạch toán.
Một ví dụ về lỗi của con người là vị trí không chính xác của các chữ số, ví dụ: Giá trị thực tế của doanh số bán hàng là Rs. 99,736, được ghi sai thành Rs. 97,936.
Những điều này có thể được tìm ra trong khi điều chỉnh các tài khoản. Đây không phải là lỗi chuyển vị, và trong trường hợp này, sự khác biệt thường chia hết cho 9.

Các phương pháp hay nhất cho quá trình hòa giải

Một số phương pháp hay nhất có thể được áp dụng để hòa giải giúp đạt được mục đích của nó như sau:

Các công ty nên thiết lập Quy trình đối chiếu để được tuân thủ trong nội bộ. Nó phải bao gồm tần suất, các tài khoản chính mà việc đối chiếu sẽ được thực hiện, các định dạng tiêu chuẩn hóa, v.v. Các quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào khối lượng, loại ngành, lĩnh vực rủi ro cao, v.v. Chính sách cần được chuẩn bị và lưu hành tới Nhóm Tài chính & Tài khoản thường xuyên.
Cần tuân theo sự phân biệt các nhiệm vụ. Có nghĩa là nhân viên ghi chép các bút toán trên sổ sách kế toán không nên là một phần của quá trình đối chiếu. Nó sẽ đảm bảo rằng một người kiểm tra lại công việc được thực hiện bởi người khác.
Cần tuân thủ ma trận thẩm quyền cho quy trình người kiểm tra. Các báo cáo đối chiếu cũng cần được chuẩn bị và kiểm tra bởi các nhân viên khác nhau dựa trên chỉ định. Người điều hành có thể chuẩn bị báo cáo đối chiếu và Người quản lý cũng có thể kiểm tra như vậy.
Người chuẩn bị và người kiểm tra phải thực hiện việc ký tên thích hợp để mọi người cảm thấy đủ trách nhiệm.
Cần đặt ra các mốc thời gian nghiêm ngặt cho việc hoàn thành các cuộc điều chỉnh để phát hiện các gian lận và thực hiện các hành động kịp thời.
Phạm vi của kiểm toán nội bộ cũng phải bao gồm việc kiểm tra các báo cáo đối chiếu này.
Quy trình phê duyệt phải được thiết lập để chuyển các mục chỉnh sửa (nếu có phát hiện trong quá trình đối chiếu) để sửa chữa các tài khoản. Nó sẽ đảm bảo rằng quản lý cấp trung và cấp trên được cập nhật theo thời gian.
Các tài liệu hỗ trợ (chẳng hạn như Sao kê Ngân hàng, Sổ cái của Khách hàng, v.v.) nên tạo thành một phần của Bản Tuyên bố Đối chiếu mà trên đó, việc đăng ký sẽ được lấy.

Làm thế nào để một tuyên bố hòa giải trông như thế nào?

Tuyên bố hòa giải phải càng đơn giản càng tốt. Nó nên bao gồm các chi tiết cần thiết như sổ cái nào đang được đối chiếu, thời hạn đối chiếu là gì, đối chiếu được chuẩn bị khi nào, ai đã chuẩn bị, kiểm tra, phê duyệt, v.v.

Sau đây là một định dạng đơn giản của câu lệnh đối chiếu:

ABC Co.
Báo cáo đối chiếu ngân hàng vào ngày 31 tháng 3-ngày 16
Số tài khoản ngân hàng 00000xxxxxx
	Số dư theo Sổ tài khoản vào ngày 31 tháng 3-ngày 16		xxx
Thêm vào:	Điều chỉnh 1	xxx
	Điều chỉnh 2	xxx
	Điều chỉnh 3	xxx	xxx
Ít hơn:	Điều chỉnh 4	xxx
	Điều chỉnh 5	xxx	xxx
	Điều chỉnh 6
	Số dư theo Bảng sao kê Ngân hàng vào ngày 31-3-16		xxx
Người lập: Kế toán
Kiểm tra bởi: Người quản lý
Được xác minh bởi: Kiểm soát viên Tài chính

Một trong hai tập hợp có thể được lấy làm cơ sở và các điều chỉnh phải được thêm vào hoặc trừ đi, do đó đi đến con số cân bằng.

Theo định dạng trên, Sổ ngân hàng được lấy làm căn cứ. Tuy nhiên, nếu coi Báo cáo Ngân hàng là cơ sở thì tất cả các điều chỉnh sẽ bị đảo ngược. Hai trường hợp sau sẽ giúp hiểu rõ hơn điều này:

Trường hợp A - Lấy Sổ Ngân hàng làm căn cứ

	Số dư theo Sổ tài khoản vào ngày 31 tháng 3-ngày 16		9.700
Thêm vào:	Séc được phát hành nhưng không được ký gửi	10.000
	Ngân hàng Lãi suất được ghi có bởi Ngân hàng	75	10.075
Ít hơn:	Các khoản phí ngân hàng không được ghi lại	175	175
	Số dư theo Bảng sao kê Ngân hàng vào ngày 31-3-16		19.600

Trường hợp B - Lấy sao kê ngân hàng làm căn cứ

	Số dư theo Bảng sao kê Ngân hàng vào ngày 31-3-16		19.600
Thêm vào:	Các khoản phí ngân hàng không được ghi lại	175	175
Ít hơn:	Séc được phát hành nhưng không được ký gửi	10.000	175
	Ngân hàng Lãi suất được ghi có bởi Ngân hàng	75	10.075
	Số dư theo Sổ tài khoản vào ngày 31 tháng 3-ngày 16		9.700

Các loại hòa giải là gì?

Các báo cáo đối chiếu cơ bản cần thiết và được lập trong kế toán kinh doanh hàng ngày:

Điều chỉnh ngân hàng
Điều chỉnh nhà cung cấp
Điều chỉnh khách hàng
Hòa giải giữa các công ty
Điều chỉnh theo doanh nghiệp cụ thể

Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết về từng tuyên bố sau:

# 1 - Đối chiếu Ngân hàng

Báo cáo đối chiếu ngân hàng được lập liên quan đến các giao dịch thực tế được phản ánh trong bảng sao kê ngân hàng so với các giao dịch được ghi trong sổ ngân hàng của chúng tôi.

Một số lý do dẫn đến sự khác biệt giữa sổ ngân hàng và bảng sao kê ngân hàng là:

Séc được phát hành cho một nhà cung cấp nhưng được xuất trình vào một ngày sau đó

(Đôi khi, có những tấm séc xuất hiện trong bảng sao kê ngân hàng đã rất cũ. Chúng đã cũ và thậm chí không thể gửi được nữa. Tốt hơn là bạn nên xóa chúng đi và giữ cho Sổ Ngân hàng rõ ràng.)

Số tiền khách hàng gửi trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của chúng tôi
Lãi suất ngân hàng được ngân hàng ghi có
Các khoản phí ngân hàng được ngân hàng ghi nợ
Lỗi ngân hàng (Mặc dù rất hiếm, nhưng lỗi nhập dữ liệu cũng có thể xảy ra do ngân hàng)

Tất cả các hoạt động liên quan đến thanh toán và nhận tiền đều được theo dõi thông qua sổ ngân hàng. Việc tổng hợp lại nó sẽ giúp giữ cho nó được cập nhật.

Để làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn, hầu hết các ERP kế toán đều có các tính năng tích hợp giúp trích xuất trực tiếp báo cáo đối chiếu ngân hàng.

Khái niệm cơ bản được sử dụng trong các hệ thống ERP này là ghi lại "ngày ngân hàng" cho mỗi giao dịch. Ngày ngân hàng là ngày mà giao dịch được phản ánh trong bảng sao kê ngân hàng. ERP trích xuất một báo cáo dựa trên “Ngày lập tài liệu” so với “Ngày ngân hàng”.

# 2 - Điều chỉnh nhà cung cấp

Báo cáo đối chiếu nhà cung cấp được lập để đảm bảo rằng các bút toán kế toán được chuyển trong sổ của nhà cung cấp phù hợp với các bút toán kế toán đã chuyển trong sổ của chúng tôi.

Lý do cho sự sai lệch như sau:

Nhà bán hàng có thể không đặt các phiếu trả hàng đã mua do chúng tôi đặt trước.
Séc do chúng tôi phát hành có thể không được phản ánh trong sổ sách của họ. Nó thường xảy ra khi séc bị thất lạc hoặc bị mất trong quá trình vận chuyển.
Hàng hóa đang vận chuyển không phải do chúng tôi ghi lại mà do nhà cung cấp ghi lại;

# 3 - Hòa giải khách hàng

Tuyên bố điều chỉnh khách hàng rất giống với điều chỉnh nhà cung cấp. Nó được chuẩn bị để kiểm tra xem sách của khách hàng có đồng bộ với sách của chúng tôi hay không. Hầu hết các công ty coi việc hòa giải với khách hàng là một ưu tiên so với việc hòa giải với nhà cung cấp. Đó là vì tiền là khoản phải thu từ khách hàng, và tốt hơn hết là nên điều chỉnh để các khoản thanh toán không bị chờ xử lý do một số vấn đề liên quan đến các bút toán kế toán.

Lý do cho sự sai lệch như sau:

Lợi nhuận do khách hàng đặt trước không xuất hiện trong sách của chúng tôi.
Các khoản thuế do khách hàng khấu trừ không được hạch toán trong sổ sách của chúng tôi.
Hàng hóa đang vận chuyển được ghi nhận là hàng bán trong sổ cái của chúng tôi.
Các khoản thanh toán được chuyển trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của chúng tôi không được ghi lại.

Một thông lệ tốt là thực hiện các cuộc đối chiếu khách hàng hàng tháng trên cơ sở luân phiên. Hãy cho chúng tôi biết rằng một công ty có 100 khách hàng lẻ và việc đối chiếu khoảng 10-15 sổ cái khách hàng nên được thực hiện hàng tháng.

Ngoài ra, sau khi đối chiếu hoàn tất và được cả hai bên chứng nhận, chứng chỉ xác nhận số dư trong khoảng thời gian nhất định có thể được cấp. Nó sẽ đảm bảo rằng số dư đầu kỳ không cần phải kiểm tra lại. Nó cũng giúp giải quyết các tranh chấp.

# 4 - Hòa giải giữa các công ty

Các công ty thuộc tập đoàn (mẹ, công ty con, v.v.) phải lập Sổ tài khoản hợp nhất. Những Sổ này cần phải loại bỏ các giao dịch giữa các công ty như bán từ Công ty mẹ cho Công ty con. Vì vậy, điều quan trọng nhất là các Sổ tài khoản của họ phải luôn đồng bộ và do đó, phải được đối chiếu thường xuyên trước khi quá trình hợp nhất được thực hiện. .

# 5 - Điều chỉnh theo doanh nghiệp cụ thể

Mọi doanh nghiệp sẽ phải chuẩn bị các bản hoà giải khác hơn và cao hơn những bản hoà giải cơ bản đã đề cập ở trên. Một ví dụ về điều này là đối chiếu Chi phí hàng hóa

Việc đối chiếu này sẽ không áp dụng cho ngành dịch vụ vì họ không giữ hàng tồn kho. Tuy nhiên, điều sống còn đối với các doanh nghiệp là tồn kho.

Giá vốn hàng bán là bao nhiêu?

Giá vốn hàng bán = Hàng mở + Hàng mua - Hàng cuối kỳ

Giá vốn hàng bán = Doanh thu - Lợi nhuận

Một trong hai phương pháp có thể tính đến giá vốn hàng hóa. Cả hai cần phải có cùng số lượng. Nếu không, cần chuẩn bị một biên bản đối chiếu để tìm ra lý do dẫn đến sự khác biệt. Ngoài ra, việc xác minh thực tế đối với Cổ phiếu cuối kỳ cũng phải được thực hiện và điều này cũng phải được đối chiếu với Cổ phiếu cuối kỳ xuất hiện trong Sổ tài khoản.

Các mẹo hữu ích cho MS Excel khi thực hiện điều chỉnh

Cần chuẩn bị một mẫu chuẩn với tất cả các công thức thiết yếu trong Excel. (Có thể sử dụng định dạng minh họa ở trên)
Trong trường hợp đối chiếu Nhà cung cấp / Khách hàng, Số hóa đơn hoạt động như một trường tiêu chuẩn có thể được lấy làm cơ sở để thực hiện chức năng Vlookup và làm cho quá trình đối chiếu trở nên đơn giản hơn. Đảm bảo thực hiện dán đặc biệt sau khi sử dụng Hàm Vlookup trong Excel.
Lọc ra các mục ghi nợ và ghi có riêng biệt và đối chiếu chúng riêng lẻ. Một cách khác để tách các mục nhập là lọc chúng theo loại, tức là Thanh toán, Hóa đơn, Trả hàng, Điều chỉnh khác. Tổng hợp những điều này một cách riêng biệt và sau đó cộng các điểm khác biệt sẽ tỏ ra hữu ích.

seychellesartprojects.org