seychellesartprojects.org

Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống thông tin kế toán đề cập đến phương pháp dựa trên máy tính được các công ty sử dụng để thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu kế toán và tài chính được người dùng nội bộ của công ty sử dụng để cung cấp báo cáo về các thông tin khác nhau cho các bên liên quan của công ty như chủ nợ, nhà đầu tư, cơ quan thuế, v.v.

Nói một cách dễ hiểu, nó là một hệ thống thu thập và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến các giao dịch và sự kiện tài chính theo cách mà chúng có thể được truy xuất để đưa ra quyết định bởi ban quản lý nội bộ, tài khoản, giám đốc tài chính, kiểm toán viên, v.v. AIS có thể là một sổ cái đơn giản cho các báo cáo kế toán, chi phí, tài chính khác nhau như Báo cáo lãi lỗ, Bảng cân đối kế toán, v.v.

Các thành phần của Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS)

# 1 - Người (Các bên liên quan)

Bắt đầu và kết thúc của mọi khía cạnh kế toán. Có một bên liên quan cung cấp thông tin vào hệ thống, thu thập, phân tích, báo cáo, v.v. và có một người khác (bên liên quan) cần thông tin. Ví dụ, một kế toán viên ghi lại nhiều dữ liệu tài chính khác nhau và trình bày chúng để nhiều bên liên quan sử dụng như chủ sở hữu, cổ đông, chủ nợ, chính phủ, v.v.

# 2 - Dữ liệu

Bây giờ, AIS ghi lại, báo cáo những gì? Đó là tất cả về các giao dịch kế toán, sự kiện và các khoản mục tiền tệ khác. AIS sẽ không ghi lại bất kỳ thông tin nào không có cơ sở tiền tệ. Dữ liệu có thể là bất kỳ thứ gì như sổ cái bán hàng, tài khoản khách hàng, sổ cái của nhà cung cấp, báo cáo tài chính như P&L và Bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, v.v.

# 3 - Các thủ tục đã thiết lập

Để thực hiện các chức năng khác nhau, như đã nêu trong định nghĩa, AIS tuân theo các bước, thủ tục được xác định trước. Để đảm bảo tính nhất quán, đây là một trong những nhu cầu cơ bản nhất của AIS. AIS có thể thực hiện một hành động với sự can thiệp thủ công hoặc tự động. Hành động này cần được hướng dẫn cho người xử lý dữ liệu hoặc mã hóa trong hệ thống trong trường hợp hệ thống tự động.

# 4 - Phần mềm (ERP)

Một phần mềm hay nói một cách rộng rãi hơn, ERP là một chương trình dựa trên máy tính thực hiện các chức năng đã nêu. ERP có thể được mô tả như một hệ thống gói phần mềm cơ sở dữ liệu hỗ trợ các quy trình và hoạt động kinh doanh, bao gồm sản xuất, tiếp thị, tài chính, nhân sự, v.v. Nó tạo thành một trong những thành phần chính của Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS).

# 5 - Cơ sở hạ tầng hệ thống thông tin

Nói một cách dễ hiểu, Cơ sở hạ tầng CNTT có thể nói là một tập hợp các phần cứng, công cụ, phụ kiện CNTT & IS khác nhau. Ví dụ, máy tính, máy in, máy quét, v.v.

# 6 - Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là nhu cầu cơ bản của mọi tổ chức kinh doanh. Đây là các công cụ, kiểm tra, thủ tục, hệ thống được một tổ chức áp dụng để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính, ngăn ngừa gian lận, sai sót, bảo vệ tài sản, v.v.

Nghiên cứu điển hình dựa trên các ví dụ về AIS

• Case -  Martin Inc., chủ sở hữu của chuỗi siêu thị bán lẻ nổi tiếng ở London đã sử dụng phương pháp ghi chép giao dịch thông thường trên giấy, nay với quan điểm mở rộng kinh doanh muốn biết thông tin chi tiết về khách hàng, nhà cung cấp, lợi nhuận thu được trong quá khứ, ước tính trong tương lai khả năng sinh lời, chi tiết vốn lưu động tham gia vào hoạt động kinh doanh của mình nhưng không thể dự đoán được do thực hành kế toán dựa trên thủ công.
• Vấn đề - Chủ sở hữu không có vị trí để hiểu địa điểm kinh doanh của mình, tức là, tất cả các yêu cầu nêu trên.
• Giải pháp - Nếu có AIS được sử dụng, Martin Inc. sẽ dễ dàng trích xuất thông tin chi tiết về khách hàng, nhà cung cấp, lợi nhuận kiếm được trong quá khứ, vốn lưu động tham gia kinh doanh, v.v. Không chỉ các số liệu trong quá khứ, mà AIS còn có khả năng dự đoán tương lai xu hướng lợi nhuận, dòng tiền và các vị thế khác.

Ưu điểm của Hệ thống Thông tin Kế toán

• # 1 - Hiệu quả về Chi phí - Trong kỷ nguyên số hóa và trí tuệ nhân tạo, mỗi tổ chức đang hướng tới việc cắt giảm chi phí với việc sử dụng trí tuệ nhân tạo. AIS đã giúp giảm thiểu các nỗ lực thủ công và có thể thực hiện cùng một hoạt động với chi phí hiệu quả hơn.
• # 2 - Hiệu quả về Thời gian -  AIS đã hỗ trợ các tổ chức kinh doanh giảm lượng thời gian liên quan đến việc ghi chép, phân loại và báo cáo bất kỳ thông tin tài chính nào. AIS có thể hoàn thành một lượng lớn công việc thủ công với ít nỗ lực và thời gian hơn nhiều.
• # 3 - Dễ dàng truy cập (Khả năng di động) -  Dữ liệu được lưu trữ trong AIS có thể được truy xuất thông qua hệ thống thông tin được kết nối với internet ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Ở những nơi không thể dễ dàng mang theo các sổ tài khoản được chuẩn bị thủ công, thì có thể sử dụng dữ liệu AIS.
• # 4 - Độ chính xác -  Với sự tham gia của AIS, độ tin cậy của dữ liệu được tăng lên. Như chúng ta đã thảo luận trước đó trong bài viết này rằng AIS tuân theo một bộ hướng dẫn được xác định trước. Do đó, cơ hội thông tin dễ bị lỗi ít hơn, và do đó AIS có thêm lợi thế về dữ liệu chính xác.

Nhược điểm

• # 1 - Chi phí Trả góp và Đào tạo ban đầu - Trong khi chúng tôi đã thảo luận rằng AIS là hiệu quả về chi phí, điều này có thể không chính xác trong trường hợp của các doanh nghiệp kinh doanh nhỏ. Chi phí thiết lập ban đầu có thể cao và có thể không tạo ra giá trị cho tổ chức.
• # 2 - Can thiệp thủ công -  Mặc dù chúng tôi đã thảo luận rằng AIS giảm can thiệp thủ công, nhưng điều tương tự không thể bị loại bỏ. AIS cần sự can thiệp thủ công tại một thời điểm nhất định, điều này có thể mang lại sự kém hiệu quả trong hệ thống.
• # 3 - Không thể loại bỏ hoàn toàn lỗi -  Chúng tôi đã thảo luận, AIS giảm khả năng xảy ra lỗi, nhưng có khả năng mã hóa sai trong phần mềm, điều này có thể dẫn đến kết quả dễ xảy ra lỗi. Ngoài ra, sự can thiệp thủ công vẫn còn ở đây, điều này cũng có thể tạo ra lỗi.
• # 4 - Tính bảo mật -  Mặc dù chúng ta đã thảo luận về tính di động của dữ liệu AIS, nhưng điều tương tự cũng có thể là thảm họa đối với một tổ chức Nếu thông tin đó bị tấn công tức là bị đánh cắp. Kẻ xâm nhập có thể sửa đổi thông tin hoặc có thể tiết lộ thông tin tài chính nhạy cảm.
• # 5 - Tấn công bằng Virus -  Bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trên IS đều có thể bị nhiễm virus dẫn đến gián đoạn, sửa đổi thông tin tài chính được lưu trữ trên AIS.

Hạn chế

• Chi phí: Chúng tôi đã thảo luận về chi phí của AIS là một bất lợi.
• Đào tạo: Cần phải đào tạo người dùng cung cấp, truy xuất hoặc sử dụng AIS theo cách mong muốn. Nếu người có liên quan không được đào tạo tốt, có thể dẫn đến việc chuẩn bị và trình bày dữ liệu không chính xác. Ngoài ra, thường xuyên có sự thuyên chuyển, thăng chức, từ chức, nghỉ hưu trong một tổ chức lớn. Trong tất cả những trường hợp này, cần phải đào tạo thường xuyên để thay thế.
• Obsoletion : Trong kỷ nguyên số hóa, công nghệ đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Phải mất rất ít thời gian để công nghệ trở nên lỗi thời. Điều này tạo ra nhu cầu cho một tổ chức để áp dụng các thay đổi sớm nhất. Nếu không, nó có thể dẫn đến dữ liệu dễ bị lỗi.

Thay đổi trong Hệ thống Thông tin Kế toán (AIS)

Trong thời đại công nghệ thay đổi nhanh chóng và thích ứng với tiến bộ công nghệ, AIS đang có những thay đổi đáng kể. Những thay đổi mới nhất bao gồm điện toán đám mây, kế toán đám mây, kế toán thời gian thực hoặc kế toán di động.

Điều này đã làm cho việc hạch toán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn rất nhiều so với các cách hạch toán cũ. Sự tiến bộ đã đạt đến mức không chỉ ghi lại, phân loại, phân tích và báo cáo số liệu mà còn dự đoán các xu hướng trong tương lai, điều này có thể giúp đối mặt với tình huống thực tế với nhiều sự chuẩn bị sẵn sàng.

Phần kết luận

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) có thể được mô tả như một lợi ích cho bất kỳ tổ chức nào khi chúng tôi đã nghiên cứu cả ưu điểm và nhược điểm, hạn chế của AIS. Tuy nhiên, nhìn chung sẽ rất có lợi cho một tổ chức khi chuyển từ kế toán thủ công sang kế toán dựa trên AIS. Để khắc phục các nhược điểm, hạn chế khác nhau của AIS, có phần mềm bảo vệ AIS của tổ chức khỏi vi rút, tin tặc và các cuộc tấn công khác.

Trí tuệ nhân tạo, một phiên bản mở rộng của Hệ thống thông tin kế toán (AIS) đã bắt đầu giảm can thiệp thủ công và sẽ sớm phát triển với tốc độ chóng mặt.