seychellesartprojects.org

Ý nghĩa kiểm soát ngân sách

Kiểm soát ngân sách được biết đến như việc thiết lập một ngân sách cụ thể của ban giám đốc để biết được sự thay đổi giữa hiệu quả hoạt động thực tế và hiệu quả hoạt động được lập ngân sách của công ty và nó cũng giúp các nhà quản lý sử dụng các ngân sách này để theo dõi và kiểm soát các chi phí khác nhau trong kỳ kế toán cụ thể.

Nó là một quá trình lập kế hoạch và kiểm soát tất cả các chức năng của một tổ chức thông qua việc so sánh và phân tích các con số được lập ngân sách với các kết quả thực tế. Bằng cách so sánh các con số được lập ngân sách với các kết quả thực tế, nó xác định các lĩnh vực cần cải thiện và nơi nào việc giảm chi phí là khả thi hoặc các con số được lập ngân sách cần được sửa đổi.

Các loại kiểm soát ngân sách

Có nhiều loại kiểm soát khác nhau mà một tổ chức có thể thực hiện -

# 1 - Kiểm soát hoạt động

Nó bao gồm doanh thu và chi phí hoạt động, những yếu tố cần thiết để hoạt động kinh doanh hàng ngày. Các con số thực tế của ngân sách được so sánh hàng tháng trong hầu hết các trường hợp. Nó giúp đạt được sự kiểm soát đối với EBITDA - Thu nhập trước thuế lãi suất khấu hao và khấu hao.

# 2 - Kiểm soát dòng tiền

Đây là ngân sách quan trọng giúp kiểm soát nhu cầu vốn lưu động và quản lý tiền mặt. Việc bẻ khóa tiền mặt có thể gây bất lợi cho hoạt động hàng ngày, vì vậy đây là một khía cạnh quan trọng.

# 3 - Kiểm soát Capex

Nó bao gồm các chi phí đầu tư, như mua máy móc hoặc xây dựng một tòa nhà. Bởi vì nó liên quan đến một số tiền lớn, kiểm soát ở đây giúp loại bỏ lãng phí và giảm chi phí.

Ngân sách được Chuẩn bị như thế nào?

Ngân sách được chuẩn bị dựa trên các chi phí trước đó và có tính đến mọi khoản chi phí có thể lường trước được sẽ xảy ra. Ngày nay, trong môi trường vi tính hóa, báo cáo tài chính được lập trên bảng excel. Chúng tôi có tùy chọn chọn mức trung bình hàng quý hoặc mức trung bình hàng năm.

Ví dụ: nếu chúng tôi muốn chuẩn bị ngân sách cho tháng 7 năm 2019 dựa trên kết quả quý 2, nó sẽ giống như -

Ở đây, Công thức Ngân sách Tháng 7 = (Tháng 4 + Tháng 5 + Tháng 6) / 3 tức là Trung bình của Tháng 4, Tháng 5 và Tháng 6.

Trong bảng trên, dựa trên kết quả thực tế của tháng 4, tháng 5 và tháng 6, chúng tôi kỳ vọng doanh thu là 6.250 đô la và lợi nhuận ròng là 383 đô la cho tháng 7.

Bây giờ, hãy giả sử rằng chúng tôi đã nhận được kết quả thực tế cho tháng 7 và so sánh nó với Ngân sách tháng 7 để nhận được sự khác biệt -

Trong trường hợp này, doanh số bán hàng thực tế cho tháng 7 đã vượt quá ngân sách 150 đô la. Bây giờ, điều này có thể là do số lượng bán ra càng nhiều hoặc giá bán trên mỗi chiếc đã tăng nhẹ. Nếu giá bán mỗi đơn vị không đổi trong tháng Bảy, điều đó có nghĩa là nhóm bán hàng đã hoạt động tốt hơn mức trung bình và đó là lý do khiến doanh số bán hàng tăng lên.

Phân tích sâu hơn sẽ cho biết khu vực nào và sản phẩm nào đã tăng. Tương tự như vậy, chi phí hoạt động đã tăng thêm 33 đô la, có thể là do chi phí của bất kỳ nguyên liệu đầu vào nào tăng lên, hoặc nó có thể là do doanh thu tăng thêm.

Ưu điểm và Nhược điểm của Kiểm soát Ngân sách

Ưu điểm

• Một công cụ hiệu quả để đo lường hiệu suất của các phòng ban, cá nhân và các trung tâm chi phí;
• Xác định các lĩnh vực giảm thiểu và nâng cao hiệu quả;
• Tăng hiệu quả và giảm chi phí dẫn đến tối đa hóa lợi nhuận;
• Nó cũng giúp giới thiệu và các chương trình khuyến khích dựa trên hiệu suất.
• Mục tiêu hàng đầu là giảm chi phí.
• Cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận vì kết quả và chi phí có mối quan hệ với nhau.
• Nó cung cấp thông tin chi tiết để phân tích chuyên sâu và bất kỳ hành động khắc phục nào.
• Hữu ích trong việc đạt được mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Nhược điểm

• Các con số được lập ngân sách thường cần sửa đổi vì khó dự đoán trong tương lai
• Quy trình tốn thời gian và chi phí cao, cần con người và nguồn lực Quy trình kiểm soát ngân sách
• Quá trình này đôi khi đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau là một nhiệm vụ khó khăn
• Quá trình này yêu cầu sự chấp thuận và hỗ trợ của quản lý cấp cao hàng đầu
• Luôn so sánh thực tế thực tế với ngân sách là bất lợi cho động lực của nhân viên

Hạn chế

• Tương lai là không thể đoán trước, vì vậy ngân sách luôn không đảm bảo một tương lai suôn sẻ cho một tổ chức
• Chủ yếu là sử dụng các số đã ghi trong quá khứ
• Bỏ qua nhân khẩu học và nhiều yếu tố kinh tế khác
• Các chính sách của chính phủ và cải cách thuế không phải lúc nào cũng có thể đoán trước được
• Các sự kiện tự nhiên như mưa, gió mùa, hạn hán và các yếu tố không thể kiểm soát khác ảnh hưởng đến hoạt động thực tế của một tổ chức mà không thể được xem xét đến ngân sách

Những điểm quan trọng cần lưu ý

• Bất kỳ doanh thu hoặc chi phí có thể dự đoán được trước đây không được bao gồm trong ngân sách.
• Các chức năng kiểm soát không được mang tính chất quá mức để gây áp lực cho nhân viên, nếu có thì cần phải thay đổi.
• Các tiêu chuẩn cần được sửa đổi định kỳ.
• Mọi thay đổi phải được thông báo cho tất cả các bên liên quan ngay lập tức hoặc trước.
• Sự thay đổi trong sản xuất, bán hàng hoặc bất kỳ chức năng nào trong tổ chức sẽ tác động đến các chức năng kiểm soát.
• Cơ sở phân bổ chi phí trở nên quan trọng khi phân tích ở cấp độ vi mô, vì vậy nếu có sự thay đổi về cơ sở phân bổ chi phí thì cần phân tích đầy đủ trước khi đưa nó vào thực hiện.

Phần kết luận

Kiểm soát ngân sách là một khía cạnh rất quan trọng trong các hoạt động hàng ngày và triển vọng dài hạn của một tổ chức. Khi được đặt cẩn thận, nó không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn giúp nâng cao hiệu quả. Có những thứ khác như chi phí tiêu chuẩn, cũng là một phần của nó.

Tại đây, chúng tôi có thể tính toán các phương sai chi phí, hiệu quả, lợi nhuận hoặc hỗn hợp, v.v. Vì vậy, nó xác định lý do chính xác đằng sau bất kỳ phương sai nào khi chúng tôi so sánh hoạt động một kỳ với hoạt động khác. Bởi vì trong cuộc cạnh tranh khốc liệt ngày nay, các tổ chức luôn phấn đấu để đạt được sự xuất sắc và thực tiễn tốt nhất, và việc kiểm soát ngân sách giúp xác định và đạt được các chính sách và thông lệ đó.

Nó xác định nếu có bất kỳ vấn đề hoặc cơ hội cải thiện nào với hoạt động thu mua nguyên liệu đầu vào, đầu ra mong muốn từ nguyên liệu, bất kỳ vấn đề chế biến nào hoặc quản trị nhóm bán hàng. Vì vậy, để hiểu đầy đủ các chức năng kinh doanh và phân tích nguyên nhân gốc rễ của các kết quả khác nhau, kiểm soát ngân sách là một trong những công cụ quan trọng trong tay các bên liên kết với tổ chức.