seychellesartprojects.org

Lập ngân sách là gì?

Lập ngân sách đề cập đến quá trình được các công ty sử dụng trong đó dự đoán chi tiết về doanh thu và chi phí của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai có xem xét các yếu tố bên trong cũng như bên ngoài khác nhau đang diễn ra tại thời điểm đó.

Ngân sách là kế hoạch nhằm tính toán doanh thu và chi phí hoạt động dự kiến ​​của một tổ chức trong một thời kỳ tương lai. Nói cách khác, đối với hoạt động kinh doanh, lập ngân sách đơn vị là quá trình chuẩn bị một báo cáo chi tiết về kết quả tài chính dự kiến ​​cho một thời kỳ nhất định. Nó là để ước tính tương lai trong khi lấy các yếu tố đầu vào của quản lý xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài của tổ chức.

Trong mọi tổ chức, bộ phận tài chính đóng một vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị ngân sách với sự tham vấn của cấp quản lý. Đây là một tài liệu, được dùng để kiểm tra sức khỏe của tổ chức trong thời kỳ được lập ngân sách.

Ngân sách được chuẩn bị để thực hiện các chức năng khác nhau như lập kế hoạch hoạt động, phát triển dự án, thử nghiệm và thực hiện các chương trình, v.v. Có rất nhiều chức năng như vậy mà một thực thể chuẩn bị cho nó. Điều này có thể làm tăng cơ hội tạo ra lợi nhuận trong môi trường nhất định và giúp quá trình ra quyết định của ban lãnh đạo.

Tuy nhiên, các cách tiếp cận có thể được chia thành hai điểm chính như dưới đây;

Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống

Trong cách tiếp cận từ trên xuống, lãnh đạo cao nhất chuẩn bị ngân sách theo mục tiêu của tổ chức và chuyển cho những người quản lý để thực hiện. Đề xuất và đầu vào có thể đã được các nhà quản lý lấy trước khi chuẩn bị, nhưng việc xem xét các đề xuất của họ đối với việc chuẩn bị như vậy hoàn toàn phụ thuộc vào quyết định của cấp quản lý.

Lập ngân sách từ trên xuống bắt đầu bằng việc ước tính chi phí ở mức cao hơn. Toàn bộ ngân sách được chia thành các nhiệm vụ cấp đầu tiên, sau đó là nhiệm vụ cấp dưới và sau đó là nhiệm vụ cấp dưới.

• Ban lãnh đạo từ các xu hướng và kinh nghiệm trước đây ước tính chi phí và doanh thu đồng thời lưu ý đến các tác động bên trong cũng như bên ngoài, chẳng hạn như sự tăng / giảm chi phí lương, điều kiện kinh tế của đất nước, v.v.
• Kinh nghiệm và điều kiện thị trường hiện tại là những yếu tố quan trọng để chuẩn bị ngân sách. Ban lãnh đạo phải có kiến ​​thức về các vấn đề hiện tại của thị trường cũng như lịch sử của tổ chức.
• Ban giám đốc có thể lấy đầu vào từ các nhà quản lý khi chuẩn bị ban đầu. Điều này sẽ giúp ban lãnh đạo ghi nhận cảm xúc của nhân viên cấp dưới và những kỳ vọng ở cấp tổ chức.
• Ban Giám đốc sẽ xem xét áp lực ký quỹ, các yếu tố kinh tế vĩ mô như sự thay đổi trong luật thuế, cũng như các yếu tố nội tại như phân bổ nguồn lực.
• Ban giám đốc cũng có thể xem xét các đồng nghiệp và ngân sách cũng như khả năng sinh lời của họ để so sánh với tổ chức. Điều này sẽ giúp đặt ra các mục tiêu cho tổ chức và tăng tỷ suất lợi nhuận hoặc lợi nhuận và vượt trội trên thị trường. Sự so sánh với các công ty cùng ngành có thể ở mức doanh thu, mức chi phí hoặc mức lợi nhuận tổng thể. Bài tập này giúp ban lãnh đạo tìm ra lý do của khoảng cách giữa các tổ chức.
• Ban quản lý đăng quyết toán ngân sách của họ một lần nữa có thể đưa nó cho đầu vào của người quản lý. Ban Giám đốc có thể xem xét các yếu tố đầu vào do người quản lý cung cấp và hoàn thiện giống nhau.
• Sau khi quyết toán, ban quản lý sẽ triển khai các nguồn lực theo mục tiêu do ngân sách đề ra và nếu được yêu cầu, sẽ được thực hiện sâu sát đến từng bộ phận / đơn vị kinh doanh nhỏ.

Ưu điểm

1. Nó sẽ có một cách tiếp cận chức năng tổng thể của công ty hơn là một cách tiếp cận bộ phận vì mối quan tâm của ban lãnh đạo sẽ là sự tăng trưởng chung của tổ chức.
2. Nó sẽ nằm trong tay người có kinh nghiệm và ban quản lý, nếu được yêu cầu, có thể nhờ sự trợ giúp của người ngoài.
3. Nó sẽ nhanh chóng và các vấn đề liên bộ phận sẽ được bỏ qua.
4. Nó sẽ tích cực hướng tới sự phát triển của tổ chức.

Bất lợi

1. Các nhà quản lý / quản lý cấp dưới sẽ bị thúc đẩy vì họ không có quyền sở hữu ngân sách và có xu hướng cảm thấy rằng ban lãnh đạo đã đặt ra các mục tiêu thực tế là bất khả thi.
2. Lãnh đạo cao nhất có thể không có thông tin chặt chẽ về tổ chức và điều đó có thể ảnh hưởng đến ngân sách của tổ chức.
3. Thông tin liên lạc giữa các bộ phận sẽ bị ảnh hưởng vì họ sẽ không biết cách quản lý đặt mục tiêu cho từng người trong số họ.
4. Thời gian đáng kể của ban lãnh đạo sẽ dành cho việc này và có thể mất đi từ con đường chiến lược.
5. Người ta e rằng sẽ kém chính xác hơn vì quản lý cấp cao nhất không thể có ý tưởng về các khoản chi tiêu khôn ngoan của đơn vị.

Thí dụ

ABC Limited chuẩn bị ngân sách của mình thông qua Phương pháp Tiếp cận Từ trên xuống. Ban lãnh đạo, để tăng lợi nhuận chung của tổ chức, đặt mục tiêu cho nhóm bán hàng là bán được 12000 chiếc với giá thấp hơn trong năm. Tuy nhiên, đơn vị sản xuất không thể sản xuất 12000 chiếc trong một năm, và điều này có thể dẫn đến xung đột hàng ngày giữa bán hàng và sản xuất. Nếu ban lãnh đạo cũng lấy đầu vào từ đơn vị sản xuất thì tình huống này đã không phát sinh. Mặt khác, đội ngũ bán hàng nếu đạt được mục tiêu, họ sẽ mong đợi được tăng lương hoặc khuyến khích cho đơn đặt hàng của họ mặc dù cuốn sách đó không được giao do sản lượng thấp hơn. Ban quản lý có thể phải chịu chi phí này mà không có bất kỳ sự bổ sung nào ở dòng trên cùng.

Hãy xem khóa học này về Mô hình Tài chính, nơi bạn tìm hiểu tất cả về cách lập Báo cáo thu nhập, Bảng cân đối kế toán và Dòng tiền cùng với các yếu tố thúc đẩy kinh doanh, doanh thu và chi phí chính của nó.

Phương pháp tiếp cận ngân sách từ dưới lên

Trong cách tiếp cận từ dưới lên, các nhà quản lý phải chuẩn bị ngân sách khôn ngoan cho bộ phận / đơn vị kinh doanh theo thông tin và kinh nghiệm trong quá khứ và trình bày điều tương tự cho cấp quản lý về đầu vào và phê duyệt của họ.

Cách tiếp cận từ dưới lên bắt đầu bằng cách xác định các hoạt động và nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi tổ chức. Mỗi đơn vị của tổ chức phải tiết lộ các nguồn lực và kinh phí mà họ yêu cầu trong ngân sách của họ. Sau đó, bộ phận tài chính sẽ tổng hợp yêu cầu tài trợ của toàn bộ tổ chức, và bộ phận nhân sự sẽ củng cố các nguồn lực cần thiết. Ngân sách tổng hợp sẽ được đưa cho ban quản lý để phê duyệt.

• Các nhà quản lý từ kinh nghiệm trong quá khứ và sự tham gia của họ vào công việc kinh doanh hàng ngày sẽ chuẩn bị ngân sách cho giai đoạn sắp tới. Ban lãnh đạo đã yêu cầu họ đặt mục tiêu về doanh thu cũng như chi phí.
• Các nhà quản lý dự kiến ​​sẽ tính đến các điều kiện thị trường và áp lực ký quỹ và giúp họ biến nó thành hiện thực hơn.
• Các nhà quản lý phải vượt ra khỏi môi trường bên trong và xem xét cả những người có ảnh hưởng bên ngoài.
• Các nhà quản lý sau đó đưa ngân sách cho ban quản lý để họ xem xét và phê duyệt. Nó phải có giải trình cho mọi khoản mục và nếu có sự khác biệt đáng kể so với ngân sách kỳ trước, điều đó sẽ được nêu rõ với ban giám đốc cùng với giải trình.
• Đăng xem xét và giải quyết thắc mắc của họ, nó sẽ được hoàn thiện và thực hiện trong mọi đơn vị kinh doanh.

Ưu điểm

1. Các nhà quản lý sẽ được thúc đẩy vì quyền sở hữu ngân sách nằm trong tay họ.
2. Nó sẽ thực tế hơn vì các nhà quản lý sẽ có kiến ​​thức tốt hơn về các hoạt động của tổ chức.
3. Các nhà quản lý sẽ cam kết hơn với tổ chức và các mục tiêu do họ đặt ra vì họ là chủ sở hữu của tổ chức.
4. Quản lý cấp cao giờ đây sẽ chỉ phải tập trung vào chiến lược kinh doanh tổng thể hơn là một đơn vị kinh doanh khôn ngoan.
5. Nó có thể khá chính xác cho nhiệm vụ riêng lẻ, dẫn đến độ chính xác tổng thể trên tổng ngân sách.

Bất lợi

1. Ngân sách có thể không ngang bằng với mục tiêu tổng thể của tổ chức vì nó đã được các nhà quản lý ở cấp đơn vị kinh doanh chuẩn bị.
2. Việc này có thể diễn ra chậm và có thể nảy sinh tranh chấp giữa các bộ phận.
3. Ban giám đốc có thể mất quyền kiểm soát đối với dự báo của tổ chức.
4. Người quản lý có thể đặt ra các mục tiêu dễ đạt được để giảm bớt áp lực từ chúng.

Thí dụ

Với mức giá thấp hơn, nhóm bán hàng đã lập ngân sách bán 20000 đơn vị và các đơn vị tương tự cũng được lập ngân sách theo sản xuất với khuyến khích bổ sung cho tất cả công nhân @ $ 1. Cuối cùng, đội bán hàng đã đạt được mục tiêu với mức giá thấp hơn và đội sản xuất cũng đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, lợi nhuận tổng thể của tổ chức sẽ được coi là động lực thúc đẩy sản xuất, cũng như đội ngũ bán hàng, sẽ tính vào chi phí. Vì vậy, mục tiêu chung của tổ chức là tối đa hóa lợi nhuận sẽ không đủ ngay cả khi tăng doanh số bán hàng và sản xuất.

Các loại ngân sách

Cách tiếp cận đối với ngân sách phụ thuộc vào giai đoạn của các tổ chức. Một công ty khởi nghiệp mới sẽ có ngân sách gia tăng hoặc cơ sở Zero, trong khi một công ty trưởng thành có thể có Kaizen hoặc ngân sách cơ sở. Hãy để chúng tôi thảo luận về 5 loại ngân sách hàng đầu -

# 1 - Lập ngân sách gia tăng

Loại ngân sách này còn được gọi là phương pháp truyền thống, theo đó nó được chuẩn bị bằng cách lấy ngân sách của giai đoạn hiện tại làm chuẩn, với số tiền tăng dần sau đó được bổ sung cho giai đoạn mới.

Trong Lập ngân sách gia tăng, số liệu cho từng khoản chi tiêu và thu nhập bắt đầu bằng số liệu thực tế của năm trước và được điều chỉnh theo lạm phát, tăng trưởng thị trường tổng thể và các yếu tố khác mà ban quản lý cho là phù hợp. Ví dụ, trong một tổ chức, tổng tiền lương trả cho nhân viên trong một năm cụ thể là 500.000 đô la. Khi nó được chuẩn bị cho năm tới, ban quản lý sẽ đưa ra điều kiện rằng họ cần thêm năm nhân viên mới, những người sẽ được trả 30.000 đô la cho mỗi người và cũng sẽ được tăng thêm 10% cho các nhân viên hiện tại. Do đó, ngân sách cho tiền lương sẽ là Rs. 700.000 đô la (500.000 đô la + 10% tăng cho nhân viên hiện tại + (30.000 đô la * 5 nhân viên mới).

# 2 - Lập ngân sách dựa trên Zero (ZBB)

Trong ZBB, tất cả các con số được đặt lại về 0 và đưa ra một suy nghĩ mới về tất cả các hạng mục của ngân sách. Các con số mới của mọi mục phải được chứng minh với lý do thích hợp và sẽ không phải là số liệu đột xuất.

Hình thức lập ngân sách này giúp ban quản lý tránh được các khoản chi truyền thống không còn bắt buộc. Vì cơ sở là 0, ban giám đốc có thể đưa ra suy nghĩ mới cho mọi khoản mục chi phí và đánh giá lại yêu cầu hoặc khả năng tiết kiệm chi phí.

# 3 - Lập ngân sách cơ sở (BB)

Đây là loại ngân sách được chuẩn bị để biết sẽ có bao nhiêu khoản chi tiêu để tồn tại (liên tục). Tuy nhiên, bất kỳ khoản chi tiêu gia tăng nào vượt quá và cao hơn mức đó sẽ được điều chỉnh dựa trên lợi ích chi phí tương ứng với lợi ích tương tự.

Nó thường được chuẩn bị cho các công ty đang lâm vào tình trạng khủng hoảng tiền mặt. Để cắt giảm chi phí, ban quản lý có thể chỉ lập ngân sách cho sự tồn tại, và bất kỳ khoản chi tiêu nào vượt quá trở lên sẽ bị cắt bỏ. Ví dụ - tiền thuê nhà, điện và nhân viên chính là những yếu tố cần thiết để điều hành công ty nhưng chi phí đào tạo, dã ngoại và lễ kỷ niệm không bắt buộc vì sự tồn tại của công ty.

# 4 - Lập ngân sách Dựa trên Hoạt động (ABB)

Loại ngân sách này được lập với mục đích xác định các hoạt động tạo ra chi phí cho doanh nghiệp và làm thế nào để chi phí nói trên được giảm so với mức hiện tại. Loại ngân sách này chủ yếu được sử dụng trong một tổ chức trưởng thành.

Lập ngân sách dựa trên hoạt động là một bài tập mở rộng để tìm ra chi phí của chúng ta cho mọi hoạt động trong một tổ chức lớn và đánh giá giá trị gia tăng của cùng một tổ chức. Bài tập này cũng bao gồm một thủ tục thay thế để thực hiện cùng một hoạt động hoặc đạt được cùng một mục tiêu trong khi giảm chi phí. Trong hầu hết mọi tổ chức, trực tiếp hoặc gián tiếp, việc lập ngân sách này được chuẩn bị và thực hiện. Tuy nhiên, việc mở rộng hay thu nhỏ đến một mức độ nào đó còn tùy thuộc vào trọng tâm của ban lãnh đạo.

# 5 - Lập ngân sách Kaizen

“Kaizen” có nghĩa là cải tiến liên tục và loại ngân sách này được thiết kế để cải thiện chi phí và tối đa hóa doanh thu.

Kaizen là một từ tiếng Nhật có nghĩa là cải tiến liên tục các phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả cá nhân, v.v. Lập ngân sách Kaizen là tất cả về các phương pháp đổi mới để nâng cao hiệu quả của tổ chức. Lập ngân sách Kaizen chủ yếu được sử dụng bởi các tổ chức hàng đầu, có cách tiếp cận dài hạn và dòng tiền ngắn hạn không phải là vấn đề lớn đối với họ.