seychellesartprojects.org

Chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel

Trước khi chỉnh sửa danh sách thả xuống trong excel, chúng ta phải biết những điều cơ bản về danh sách trong excel. Theo thuật ngữ đơn giản, danh sách trong, xuất sắc là các cột trong excel. Nhưng trong các cột, chúng tôi không có bất kỳ phần nào giảm xuống. Chúng tôi chỉ cần nhập các giá trị theo cách thủ công vào đó hoặc dán dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào khác. Nhưng nếu chúng tôi đang tạo khảo sát hoặc yêu cầu bất kỳ người dùng nào khác nhập dữ liệu và muốn cung cấp một số tùy chọn cụ thể để chọn từ danh sách thả xuống trong excel sẽ có ích.

Như đã giải thích ở trên, trình đơn thả xuống trong excel giúp hướng dẫn người dùng nhập các giá trị vào một ô theo cách thủ công với một số giá trị cụ thể để chọn. Giống như trong các cuộc khảo sát, nếu có một câu hỏi cho giới tính của một người nếu chúng tôi yêu cầu mọi người dùng nhập các giá trị cho câu hỏi đó thì dữ liệu sẽ không theo thứ tự. Một số người sẽ viết câu trả lời bằng chữ hoa, một số viết thường hoặc một số người có thể mắc một số lỗi chính tả. Nhưng nếu chúng tôi cung cấp cho người dùng hai giá trị để lựa chọn Nam hoặc Nữ, dữ liệu của chúng tôi sẽ theo đúng thứ tự mà chúng tôi muốn. Điều này được thực hiện bằng cách tạo danh sách thả xuống trong excel.

Có nhiều cách khác nhau để chỉnh sửa danh sách thả xuống trong excel, đó là:

1. Đưa ra giá trị thả xuống theo cách thủ công và sử dụng xác thực dữ liệu.
2. Đưa ra phạm vi thả xuống và sử dụng xác thực dữ liệu.
3. Tạo Bảng và sử dụng Xác thực Dữ liệu.

Xác thực dữ liệu là một tùy chọn trong Tab Dữ liệu trong phần Công cụ dữ liệu.

Làm thế nào để chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel?

Có ba phương pháp được giải thích về cách chỉnh sửa danh sách thả xuống trong excel:

Hãy để chúng tôi tìm hiểu cách tạo danh sách thả xuống với một số ví dụ và tìm hiểu mọi quy trình để chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel.

Bạn có thể tải xuống Chỉnh sửa Mẫu Excel Danh sách Thả xuống này tại đây - Chỉnh sửa Mẫu Excel Danh sách Thả xuống

Ví dụ # 1 - Đưa ra các giá trị thả xuống theo cách thủ công và sử dụng xác thực dữ liệu.

Đối với bước này, chúng ta cần chuẩn bị sẵn các giá trị thả xuống để nhập. Giả sử chúng ta muốn có các giá trị để nhập Nhãn hiệu giày để lựa chọn. Bây giờ chúng ta cần chọn một ô mà chúng ta sẽ chèn menu thả xuống.

• Trong ô B2, chúng tôi sẽ nhập danh sách thả xuống của chúng tôi.

• Trong tab Dữ liệu dưới phần Công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào Xác thực dữ liệu.

• Một lần nữa Nhấp vào Xác thực Dữ liệu trong Excel và một hộp thoại xuất hiện,

• Trong Cài đặt bên dưới Danh sách cho phép, hãy chọn Danh sách.

• Trong phần nguồn, hãy nhập thủ công các giá trị cho các tùy chọn thả xuống.

• Khi chúng tôi nhấp vào OK, chúng tôi đã tạo danh sách thả xuống.

Phương pháp trên là cách dễ nhất để tạo và chỉnh sửa danh sách thả xuống trong excel nhưng nếu chúng ta phải nhập nhiều giá trị hơn cho lựa chọn giày, chúng ta phải thực hiện lại toàn bộ quá trình.

Ví dụ # 2 - Đưa ra phạm vi thả xuống và sử dụng xác thực dữ liệu.

Ví dụ, tôi là một giáo viên và tôi muốn học sinh của mình phản hồi cho dù họ đã hoàn thành dự án của mình hay chưa. Đối với cuộc khảo sát, tôi chỉ muốn cung cấp cho họ ba tùy chọn: Đã hoàn thành, Đang chờ xử lý, Chưa bắt đầu.

Có, tôi có thể sử dụng quy trình trên nhưng người dùng có thể thay đổi quy trình này vì họ có thể chuyển đến tab xác thực dữ liệu và thay đổi các giá trị. Trong quá trình này, chúng tôi chọn một dải giá trị và ẩn các cột để người dùng khác không thể chỉnh sửa xác thực hoặc danh sách thả xuống.

• Trong danh sách hoặc cột, hãy sao chép các giá trị cho danh sách thả xuống hoặc ghi chúng ra giấy.

• Trong ô mà chúng tôi muốn nhập xác nhận, chúng tôi sẽ chọn ô, tức là ô B2

• Dưới Tab Dữ liệu trong phần công cụ dữ liệu, hãy nhấp vào Xác thực Dữ liệu.

• Một lần nữa Nhấp vào Xác thực Dữ liệu, một hộp thuật sĩ sẽ xuất hiện.

• Trong cài đặt, bên dưới Cho phép, nhấp vào Danh sách.

• Trong tab nguồn, hãy chọn phạm vi dữ liệu cho danh sách thả xuống.

• Khi chúng tôi nhấp vào ok, chúng tôi có một danh sách thả xuống trong ô B2.

• Sao chép xác thực vào tất cả các ô (lên đến ô B6). Bây giờ chúng ta phải thả danh sách xuống tất cả các ô mà chúng ta muốn.

Bây giờ, ngay cả khi chúng tôi ẩn phạm vi ô là nguồn của trình đơn thả xuống, bất kỳ người dùng nào cũng không thể chỉnh sửa xác thực. Quá trình trên cũng có nhược điểm tương tự như ví dụ đầu tiên vì nếu tôi phải chèn một tùy chọn khác của Half Completed thì tôi phải thực hiện lại toàn bộ quá trình. Tôi phải chèn tùy chọn mới vào nguồn và nhập xác nhận mới.

Ví dụ # 3 - Tạo Bảng Dữ liệu và Sử dụng Xác thực Dữ liệu.

Trong phương pháp này, chúng ta sẽ tạo một bảng dữ liệu và sử dụng xác thực dữ liệu như trước đây. Nhưng lợi ích của việc sử dụng phương pháp này sẽ được giải thích ở phần sau. Hãy để chúng tôi nói rằng tôi có một nhà hàng và có một số món ăn để lựa chọn cho khách hàng. Tôi đã chèn dữ liệu vào một cột như bên dưới.

• Bước đầu tiên là tạo một bảng, chọn dữ liệu và trong tab Chèn, nhấp vào Bảng.

• Cửa sổ sau sẽ mở ra và khi chúng ta nhấp vào ok, chúng ta đã tạo bảng của mình trong cột A.

• Hãy để chúng tôi đặt tên cho bảng này là "Nhà hàng". Ở góc bên trái, chúng ta có thể thấy có một tùy chọn để đổi tên bảng.

• Đổi tên bảng thành Nhà hàng ”.

• Bây giờ hãy chọn ô mà chúng ta muốn chèn danh sách thả xuống.

• Trong tab dữ liệu, nhấp vào Xác thực dữ liệu.

• Trong tab cho phép, chọn Danh sách.

• Bây giờ trong Nguồn, hãy nhập như sau,

• Khi nhấp vào OK, chúng tôi có thể thấy danh sách thả xuống đã được chèn vào dữ liệu.

• Bây giờ nếu tôi có một menu khác để thêm Súp giả sử.

• Chúng ta có thể thấy rằng mục mới trong tab menu cũng đang được hiển thị trong trình đơn thả xuống của chúng ta.

Quá trình trên đã giải quyết được vấn đề của chúng tôi trong đó nếu một mục nhập mới phải được tạo và cần thực hiện lại trình đơn thả xuống.

Giải thích về Chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel

Tôi đã giải thích ở trên lý do tại sao chúng ta cần danh sách thả xuống trong dữ liệu của mình. Nó giúp hướng dẫn người dùng nhập thủ công các giá trị vào một ô với một số giá trị cụ thể để chọn.

Trong khi yêu cầu người dùng chọn một số tùy chọn cụ thể để chọn từ danh sách thả xuống trong excel thì việc tạo và chỉnh sửa danh sách thả xuống rất hữu ích vì người dùng có thể nhập sai giá trị gây cản trở dữ liệu.

Những điều cần nhớ khi chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel

1. Nếu chúng tôi nhập để thả xuống các giá trị theo cách thủ công hoặc đặt phạm vi thì bất kỳ mục nhập mới hơn nào cũng cần được chèn với danh sách thả xuống mới.
2. Trong các bảng, chúng ta có thể chèn một mục mới và nó sẽ được cập nhật trong danh sách thả xuống.
3. Để xem hoặc chỉnh sửa danh sách thả xuống, chúng ta cần nhấp vào ô.