Mẫu đầy đủ của COA (Ví dụ, Các loại) - Nó hoạt động như thế nào?

COA dạng đầy đủ (Biểu đồ tài khoản)

Hình thức đầy đủ của COA là viết tắt của Biểu đồ Tài khoản. Nó là một danh sách các tài khoản mà một công ty tạo ra để duy trì tất cả các tài khoản đã được sử dụng cho mục đích giao dịch trong hệ thống kế toán của mình với mục đích tổ chức, ghi chép và tách biệt. Điều này bao gồm các tài khoản khác nhau như thu, chi, tài sản, nợ phải trả, lợi nhuận, v.v. Điều này có thể bao gồm từ một danh sách đơn giản trong một cửa hàng bán lẻ bao gồm 10 đến 15 tài khoản cho đến một phạm vi rất phức tạp trong một doanh nghiệp lớn có hàng trăm nghìn tài khoản .

Làm thế nào nó hoạt động?

  • Điều này được tạo ra phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Một mặt, nó có thể chứa các giao điểm phức tạp của các hàng và cột và mặt khác, nó có thể có một tập hợp các tài khoản rất đơn giản. Trong mọi trường hợp, nó phải mạnh mẽ, dứt khoát và có mục đích.
  • Một Biểu đồ Tài khoản phức tạp có thể có nhiều tính năng hơn như phân bổ số lượng kế toán, mức độ ưu tiên và thông tin chi tiết. Tuy nhiên, nói chung, họ sử dụng sổ cái chung để biên dịch.
  • Biểu đồ mẫu tài khoản có ít nhất ba phần: Tên tài khoản, loại tài khoản và mô tả.
  • Chúng được đánh số theo đặc thù của các đơn vị kinh doanh, phòng ban, tài khoản theo thứ tự đó. Trong bảng dưới đây, lấy số tài khoản 103001, hai chữ số đầu tiên có thể biểu thị bộ phận trong khi bốn chữ số còn lại biểu thị loại tài khoản. Quan sát tính đặc hiệu được sử dụng như một số lượng mã hệ thống nhất định.

Công ty XYZ sử dụng mẫu COA sau:

Thí dụ

Giả sử một công ty mua một khu đất trị giá 1 triệu đô la để kinh doanh sản xuất của mình. Bộ phận kế toán có nghĩa vụ ghi sổ nhật ký giao dịch này để lưu giữ hồ sơ và duy trì các hướng dẫn tài chính cho công ty. Sau đây là mục nhập vào sổ sách tài khoản:

Vào ngày này, dd / mm / yyyy, số tài khoản 2003, tài khoản tài sản và thiết bị nhà máy, được ghi nợ 1 triệu đô la trong khi số tài khoản 1001 được ghi có 1 triệu đô la. Lưu ý rằng thông tin liên quan đến hai tài khoản có thể được tìm nạp từ Biểu đồ Tài khoản được trình bày bên dưới.

Các loại

  1. Hoạt động: Theo dõi các tài khoản có bản chất hoạt động tức là các tài khoản giao dịch thông thường.
  2. Doanh nghiệp: Sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc chức năng của công ty.
  3. Quốc gia cụ thể: Là những công ty hoạt động dựa trên các tiêu chuẩn kế toán hoặc tiêu chuẩn pháp lý khác nhau của các quốc gia.

Tầm quan trọng

  • Điều này cũng quan trọng như bất kỳ yếu tố nào khác trong một doanh nghiệp. Nó phục vụ mục đích ánh xạ bất kỳ và tất cả các tài khoản liên quan đến doanh nghiệp. Nó cũng giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn và tuân theo các tiêu chuẩn kế toán và báo cáo.
  • Giả sử một siêu thị lớn có hàng trăm SKU được bán và hàng nghìn sản phẩm trên kệ của siêu thị đó. Khả năng quản lý hiệu quả của chủ siêu thị là chức năng của việc anh ta biết rõ về hồ sơ cung cầu sản phẩm của mình như thế nào.
  • Đối với điều này, anh ta duy trì một tệp Excel có sự phân tách rõ ràng về các SKU và sản phẩm. Bất cứ khi nào bất kỳ sản phẩm nào được bán, một mục nhập Excel sẽ được thực hiện để sắp xếp lại sản phẩm đó. Tương tự như vậy, một doanh nghiệp duy trì tất cả các tài khoản có tính chất tài chính của mình với sự trợ giúp của sơ đồ tài khoản để làm cho việc ghi sổ kế toán hiệu quả.

Sự khác biệt giữa COA và Sổ cái

  1. Sổ cái hay Sổ cái là sổ tài khoản thực tế được sử dụng để ghi sổ kế toán trong khi Sơ đồ tài khoản chỉ đơn giản là danh sách tất cả các tài khoản liên quan đến hoạt động kinh doanh của một công ty.
  2. Sổ cái được lập bằng cách tổng hợp tất cả các tạp chí hiện có và sau đó được theo sau bởi các sổ kế toán khác giống như một số dư thử nghiệm. Mặt khác, là một bản ghi độc lập, mặc dù được sử dụng để trao đổi thư từ và lưu trữ hồ sơ.
  3. Hơn nữa, Biểu đồ Tài khoản có thể được sử dụng bởi nhiều công ty để ghi chép của họ trong khi Sổ cái dành riêng cho một công ty vì bản chất vốn có của nó là lưu giữ các mục giao dịch của một doanh nghiệp.

Những lợi ích

  1. Một COA tốt luôn được chuẩn bị kỹ lưỡng trong các giai đoạn ban đầu và phục vụ mục đích bằng cách ứng biến thêm cho đến khi giải quyết được các nhu cầu kinh doanh.
  2. Nó làm giảm công sức và thời gian để tổng hợp thông tin về các yêu cầu quản lý trong tương lai.
  3. Nó cũng có thể được sử dụng trong việc đánh giá tiêu chuẩn của các đơn vị kinh doanh và giảm bớt các thủ tục liên quan đến việc đối chiếu ở một mức độ nào đó.

Hạn chế

  • Những điều này có bản chất đơn giản và không phục vụ các yêu cầu phức tạp của ban quản lý.
  • Nó có giới hạn kiểm tra và số dư vì bất kỳ lỗi nào trong việc lập biểu đồ tài khoản sẽ không thể xác định được bằng các liên kết hoặc kiểm tra.
  • Ngay cả với mục đích hạn chế mà COA phục vụ, các công ty phải tuân theo các nguyên tắc do US GAAP (Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận) và FASB (Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính) đưa ra.
  • Nó có thể không hữu ích lắm đối với các tổ chức nhỏ hoặc công ty sở hữu độc quyền vì chi phí và lao động không tương xứng trong việc bảo trì nó.

Phần kết luận

  • Điều này rất hữu ích cho một doanh nghiệp trong việc tách biệt có hệ thống tất cả các tài khoản của mình. Nó không chỉ giúp quản lý công ty mà tất cả các bên liên quan, cụ thể nhất là các đối tác chuỗi cung ứng, các nhà phân tích kinh doanh và các nhà đầu tư.
  • Điều này có thể sửa đổi theo yêu cầu kinh doanh và tuy nhiên, nó đòi hỏi chuyên môn và nỗ lực để giữ các hồ sơ nhất quán trong biểu đồ tài khoản vì bất kỳ sự khác biệt nào có thể đưa ra bức tranh sai lệch về tình hình kinh doanh. Trong thế giới hiện đại của quản lý kinh doanh công nghệ cao, những điều này được thực hiện bởi phần mềm và hệ thống, các doanh nghiệp vẫn còn nợ rất nhiều sự quan tâm và chăm sóc đối với việc xử lý các yếu tố cơ bản nhất như biểu đồ tài khoản.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found