seychellesartprojects.org

Mẫu đầy đủ của PO - Đơn đặt hàng

Dạng đầy đủ của từ viết tắt PO là Đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu do bộ phận thu mua của người mua lập và gửi cho người bán đề cập đến mô tả, số lượng và giá cả đã được hai bên thống nhất đối với hàng hóa hoặc dịch vụ dự định mua sắm. Nó được sử dụng bởi các nhóm mua hàng hoặc mua sắm để đặt hàng với các bên bên ngoài.

Các tính năng của PO

Thông thường, các chi tiết sau đây mô tả một đơn đặt hàng.

• Số lượng dự định mua sắm
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ
• Tên thương hiệu cụ thể hoặc mã sản phẩm, nếu được yêu cầu
• Mỗi đơn giá
• Tiến trình giao hàng mong muốn
• Địa điểm giao hàng nhận hàng
• Địa chỉ thanh toán
• Các điều khoản và điều kiện liên quan đến thanh toán và giao hàng

Các loại PO

Có bốn loại lệnh mua thường được sử dụng.

# 1 - Đơn đặt hàng tiêu chuẩn

Nó được thực hiện khi tất cả các điều khoản mua hàng chính được biết tại thời điểm thực hiện đơn đặt hàng như số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng và điều khoản thanh toán. Do đó, chúng được sử dụng khi có sự chắc chắn về đơn đặt hàng và các điều khoản liên quan.

# 2 - Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch

Nó được phát hành khi hầu hết các chi tiết liên quan đến đơn đặt hàng được biết tại thời điểm chuẩn bị đơn đặt hàng, nhưng các điều khoản và lịch trình giao hàng chính xác không được biết. Do đó, khi một người thực hiện PO này, một cam kết được thực hiện về số lượng yêu cầu và giá phải trả nhưng chỉ đề cập đến lịch trình giao hàng ước tính.

# 3 - Đơn đặt hàng mua chăn

PO như vậy được thực hiện khi các chi tiết liên quan đến giá cả và số lượng cũng không được biết. Chỉ có các chi tiết mặt hàng với các điều khoản giao hàng được đề cập. Tuy nhiên, số lượng tối đa sẽ được đề cập trên PO và người mua có thể mua trong giới hạn quy định. Ngoài ra, phạm vi giá ước tính có thể được đề cập.

# 4 - Đơn đặt hàng theo hợp đồng

Trong PO như vậy, sản phẩm hoặc dịch vụ cũng không được biết đến. Người ta có thể đề cập đến các điều khoản và điều kiện sẽ được thỏa thuận với người bán.

PO hoạt động như thế nào?

Bất cứ khi nào công ty có yêu cầu mua bất kỳ hàng hóa hoặc dịch vụ nào, người mua sẽ tăng PO cho người bán. Khi nhận được PO, người bán đưa ra xác nhận cho người mua về việc đơn hàng đã nói có thể được hoàn thành hay không. Trong trường hợp người bán cho rằng không thể hoàn thành đơn hàng, điều này sẽ được thông báo và PO sẽ bị hủy. Nếu đơn đặt hàng được tìm cách hoàn thành thì việc sắp xếp sẽ được thực hiện tương tự. Sau khi hoàn thành đơn đặt hàng, người bán lập hóa đơn cho người mua đề cập đến số PO liên quan để người mua có thể khớp với số PO thực tế. Sau khi xuất hóa đơn thực tế, việc thanh toán cần được thực hiện theo các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận.

Định dạng mẫu của PO

Dưới đây là một định dạng Đơn đặt hàng mẫu.

Sự khác biệt giữa Đơn đặt hàng và Hóa đơn

Đơn đặt hàng được phát hành để đặt hàng hàng hóa hoặc dịch vụ. Người mua cấp cho người bán cũng vậy. Nó bao gồm các chi tiết liên quan đến đơn đặt hàng và giao hàng của nó. PO tạo thành hợp đồng mua bán.

Người bán lập hóa đơn cho người mua sau khi việc giao hàng hoàn thành, yêu cầu người mua thanh toán số tiền cuối cùng. Hóa đơn bao gồm giá cả và số tiền cuối cùng phải trả, các điều khoản liên quan đến thanh toán và thời hạn tín dụng được phép cho người mua. Hóa đơn được phát hành sau khi việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ được hoàn thành. Đối với PO, hóa đơn xác nhận hợp đồng mua bán.

Tầm quan trọng của PO

Đơn đặt hàng là một tài liệu rất hữu ích được sử dụng để đặt hàng. Nó giúp thông báo các yêu cầu cho người bán một cách rõ ràng. Khi việc giao hàng thực tế được thực hiện, đơn đặt hàng có thể được kiểm tra chéo với đơn đặt hàng để tìm ra bất kỳ sự khác biệt nào giữa hai đơn đặt hàng. Nó là thuận tiện cho cả người bán và người mua để giữ các chi tiết đơn đặt hàng được ghi lại bằng cách của đơn đặt hàng.

Ưu điểm

• PO giúp người mua đặt hàng cho hàng hóa và dịch vụ mà họ dự định mua mà không cần thanh toán.
• Nó giúp theo dõi các đơn đặt hàng và tránh trùng lặp các đơn đặt hàng.
• Đây là một tài liệu quan trọng tạo thành một phần của quá trình đánh giá.
• Đối với người bán, việc lấy thông tin về các yêu cầu của người mua sẽ rất hữu ích.
• Việc giao hàng thực tế có thể được kiểm tra với đơn đặt hàng và có thể nghi ngờ bất kỳ sự khác biệt nào.
• PO đóng vai trò như một tài liệu pháp lý chứng minh các điều khoản đã thỏa thuận cho việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Nhược điểm

• Ngay cả đối với các đơn hàng nhỏ hơn, PO là bắt buộc phải được thực hiện và dường như là thủ tục giấy tờ không cần thiết đối với các đơn hàng nhỏ như vậy.
• Tạo đơn đặt hàng là một quá trình tốn nhiều thời gian.

Phần kết luận

Đơn đặt hàng đang được hầu hết mỗi doanh nghiệp sử dụng như một phần của quy trình mua hàng của họ. Điều tương tự cũng rất hữu ích nếu bạn trao đổi thông tin rõ ràng về thứ tự được đặt.