seychellesartprojects.org

Định nghĩa sổ cái phải trả tài khoản

Sổ cái phải trả tài khoản, còn được gọi là sổ cái bên có, là sổ cái phụ liệt kê chi tiết về các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp khác nhau của công ty cùng với số dư tài khoản của họ làm nổi bật số tiền công ty phải trả.

Nó theo dõi thông tin phải trả cụ thể cho mọi hóa đơn, bao gồm:

• Ngày lập hóa đơn
• Số hóa đơn
• Tên nhà cung cấp / nhà cung cấp
• số lượng đặt hàng
• Số tiền phải trả

Số dư tài khoản sổ cái tổng hợp cho các khoản phải trả được so sánh với số dư sổ cái các khoản phải trả cuối kỳ để đảm bảo rằng cả hai tài khoản đều khớp nhau. So sánh như vậy được thực hiện như một phần của quá trình kết thúc kỳ (hàng quý / hàng năm).

Ví dụ về sổ cái phải trả tài khoản

Hãy để chúng tôi phân tích ví dụ dưới đây để hiểu thêm:

Các giao dịch mua của Công ty Titan Sports Gear là:

• Ngày 12 tháng 3: Đã mua 20.000 đô la hàng hóa tồn kho, với điều khoản 2/15 n45, điểm đến FOB từ các nhà cung cấp Mighty Sun
• Ngày 18 tháng 3: Hàng hóa được trả lại trị giá 3.000 đô la, đã bị hư hỏng trong chuyến hàng ngày 12 tháng 3.
• Ngày 27 tháng 3: Đã thanh toán cho hàng hóa của lần mua hàng ngày 18 tháng 3 từ các Nhà cung cấp Mighty Sun, trừ tiền trả lại và chiết khấu.

Các giao dịch kế toán được ghi nhận theo phương pháp kiểm kê vĩnh viễn vào các bút toán Nhật ký các khoản phải trả sau:

Nhật ký mua hàng

Hàng hóa tồn kho A / C Nợ có …………………………………………… 20.000 USD

                Tài khoản A / C phải trả …………………………………………………………… $ 20.000

Tạp chí giải ngân tiền mặt

Tạp chí phổ thông

Các tạp chí này sẽ được đăng thêm trong Tài khoản phải trả như dưới đây:

Tài khoản nhà cung cấp: Nhà cung cấp Mighty Sun

Sổ cái của nhà cung cấp / công ty con theo đó sẽ được cập nhật cho các Nhà cung cấp Might Sun như:

Như chúng ta có thể thấy từ các bảng trên, số dư của nhà cung cấp cho các Nhà cung cấp Mighty Sun là $ 0 (NIL) và số dư tài khoản phải trả cũng là $ 0 (NIL). Vì cả hai đều khớp chính xác nên không cần thiết phải chuẩn bị toàn bộ lịch trình các khoản phải trả. Nếu có bất kỳ số dư nào đang chờ xử lý, cần phải lập một bảng kế hoạch tài khoản phải trả riêng. 

Việc xử lý các khoản phải thu cũng sẽ theo cách tương tự.

Tuy nhiên, cần phải có một số thận trọng và nhất quán cần thiết để được duy trì. Ví dụ này chỉ dành cho một nhà cung cấp và một tháng. Có thể có nhiều mục nhập và nhiều nhà cung cấp cho một công ty. Do đó, cần phải có một cơ chế thích hợp không có chỗ cho sai sót vì hòa giải có thể là một nhiệm vụ khó khăn.

Các vấn đề về Đối sánh

Dưới đây là những cách mà qua đó kiểm soát Sổ cái chung có thể không đồng bộ với Tài khoản phải trả:

1. Một mục nhập thủ công đã được thực hiện trong một trong những cuốn sách, và không có hồ sơ nào khác được duy trì. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc hòa giải.
2. Việc đăng lên Sổ cái (GL) từ mô-đun Các khoản phải trả có thể đã bị tắt vào một thời điểm nào đó. Điều này đặc biệt là trong trường hợp máy tính ghi lại các mục nhập.
3. Tác vụ đăng có thể bị gián đoạn do lỗi của con người hoặc do mất điện trong quá trình thực hiện. Nhật ký giao dịch cần được xem xét đối với các mục nhập ngoài số dư. Trong trường hợp thiếu một lô hoàn chỉnh, lịch sử hóa đơn cần được đối chiếu với sổ cái.
4. Có khả năng tất cả các bài đăng diễn ra thành công tại thời điểm nhập, nhưng tệp đã bị hỏng trong thời gian tạm thời. Như một phương pháp ngăn chặn, các bản sao của tệp phải được lưu trữ ở định dạng vật lý hoặc điện tử.

Ưu điểm của sổ cái phải trả tài khoản

• Sổ cái này có thể cung cấp ảnh chụp nhanh về số dư hiện tại của nhà cung cấp.
• Nó hữu ích như một mô hình cho mục đích kiểm soát và kiểm toán nội bộ.
• Người quản lý và người ghi sổ có thể đối chiếu số dư của công ty con với số dư trên sổ cái để đề phòng sai sót.
• Nó giúp ích nhiều hơn nữa trong việc phân biệt nhiệm vụ giữa các nhân viên. Sẽ có một nhân viên riêng ghi lại giao dịch và một nhân viên khác kiểm tra các lỗi tiềm ẩn. Nó sẽ đảm bảo hiệu quả và kiểm soát nội bộ mạnh mẽ.
• Thông tin này có thể được sử dụng để tạo một báo cáo cũ sẽ hiển thị thêm tên của nhà cung cấp với các thông báo quá hạn riêng lẻ. Nó cũng đánh dấu số tiền chưa thanh toán cho mọi hóa đơn chưa thanh toán. Những thay đổi trong Dòng tiền gây ra cũng sẽ được làm nổi bật.
• Ngoài ra, nếu số lượng hóa đơn trễ hạn tăng lên, điều đó có thể làm nổi bật các vấn đề với các khoản phải thu. Nó chỉ ra rằng khách hàng đang mất nhiều thời gian hơn bình thường để thanh toán, điều này có thể yêu cầu sự chú ý ngay lập tức.

Phần kết luận

Sự tồn tại của tài khoản Sổ cái phải trả là không bắt buộc nhưng thích hợp hơn để giữ cho sổ kế toán sạch sẽ và có tổ chức. Sổ cái như vậy giúp theo dõi các khoản thanh toán phải thu và phải trả trong nhiều năm. Nó cũng là một công cụ quan trọng trong quá trình kiểm toán và có thể được liên kết thành công trong trường hợp điều tra các mục nhập riêng lẻ.

Kế toán viên hoặc cá nhân có bằng cấp về thương mại có thể thực hiện các nhiệm vụ như vậy, điều này giúp các văn phòng nhỏ và nhà cung cấp dễ dàng duy trì các tài khoản đó hơn.