seychellesartprojects.org

Tạp chí Mua hàng là gì?

Nhật ký mua hàng là các tạp chí đặc biệt được một tổ chức sử dụng để theo dõi tất cả các khoản tín dụng mua. Nó còn được gọi là Sổ mua hàng hoặc Sổ nhật ký mua hàng. Trong khi các giao dịch tín dụng được ghi vào sổ Mua hàng, các giao dịch mua bằng tiền mặt được ghi vào sổ nhật ký chung. Điều đáng nói là chỉ có khoản tín dụng mua hàng được ghi vào sổ nhật ký như vậy và mọi chi phí vốn đều bị loại trừ.

Hầu hết các tổ chức đều có một bộ phận mua hàng riêng biệt đảm nhiệm toàn bộ quá trình mua hàng, bao gồm xác định hàng hóa yêu cầu, phân loại, yêu cầu báo giá, đặt hàng và xác nhận việc nhận hàng hóa khớp với mô tả mong muốn.

Các thành phần của Mục nhập Nhật ký Mua hàng

# 1 - Hai bên

Trong mọi giao dịch mua bán đều có hai bên, bên mua và bên bán. Cả hai bên đồng ý mức giá mà người mua phải trả khi xem xét hàng hóa hoặc dịch vụ. Giá mua này là số tiền giao dịch cho tất cả các tạp chí mua hàng. Người hoặc tổ chức mà giao dịch mua được thực hiện được gọi là Nhà cung cấp và khi giao dịch mua theo hình thức tín dụng, Nhà cung cấp sẽ xuất hiện với tư cách là Chủ nợ trong bảng cân đối kế toán cho đến thời điểm thanh toán được thực hiện.

# 2 - Mua tín dụng

Một tổ chức mua các hàng hóa và dịch vụ khác nhau từ nhiều Nhà cung cấp. Khi hàng hóa được mua bằng tín dụng, mục nhập nhật ký sau đây được đăng - Giả sử công ty TNHH X đã mua hàng hóa trị giá 500 đô la từ Công ty TNHH Y -

Khi thanh toán được thực hiện -

# 3 - Hóa đơn

Hóa đơn là chứng từ do người bán phát hành cho người mua. Nó là một tài liệu chi tiết. Nó bao gồm ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ của Nhà cung cấp, tên của tổ chức mà nó được lập hóa đơn, địa chỉ và tên của tổ chức nơi hàng hóa được vận chuyển, số lượng và mô tả của hàng hóa, phương thức thanh toán cần thiết, đơn vị tiền tệ hóa đơn, thuế, v.v ... Hóa đơn là một chứng từ quan trọng, là một vấn đề cùng với hàng hóa, và khi đến tay người mua, người mua sẽ khớp với hàng hóa đã đến với Đơn đặt hàng đã đặt.

 # 4 - Phòng Mua hàng

Hầu hết các tổ chức có một bộ phận mua hàng riêng biệt chịu trách nhiệm thu mua hàng hóa. Vì vậy, khi một cá nhân, bộ phận nào cần hàng hóa nào thì phải gửi yêu cầu cho bộ phận Mua hàng, nếu hàng hóa đó đã có sẵn trong kho hoặc kho thì bộ phận mua hàng sẽ xuất hàng. Nếu hàng hóa không có sẵn, nhóm mua hàng sẽ xác định Nhà cung cấp chuyên về hàng hóa cần thiết, và họ sẽ đặt hàng. Khi đơn đặt hàng đã đến, họ sẽ kiểm tra xem nó có khớp với mô tả được yêu cầu hay không và số lượng có khớp với những gì được yêu cầu hay không. Sau khi bộ phận mua hàng xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận, hóa đơn sẽ được chuyển đến tài khoản để thanh toán.

 # 5 - Giấy báo Có

Trong trường hợp hàng hóa được cung cấp không đúng với mô tả, có vấn đề về chất lượng hoặc hư hỏng, Bên mua phải trả lại cho Nhà cung cấp. Sau đó, Nhà cung cấp sẽ phát hành một tài liệu gọi là Giấy báo có, tài liệu này sẽ được điều chỉnh so với các khoản thanh toán hàng hóa trong tương lai. Giả sử X Ltd. đã trả lại hàng hóa trị giá 1.000 đô la và Y Ltd. đã phát hành một giấy báo có cho giá trị đó. Lần tới khi X Ltd. mua 5.000 đô la, nó chỉ phải trả 4.000 đô la vì 1.000 đô la sẽ được điều chỉnh theo giấy báo có.

# 6 - Mua Sách

Sổ mua hàng ghi lại tất cả các giao dịch mua tín dụng tại một nơi, và chi tiết về Nhà cung cấp, số hóa đơn, đơn vị tiền tệ, số lượng và các chi tiết khác được đề cập ở đó. Số dư cho các Nhà cung cấp này từ sổ Mua hàng được chuyển vào sổ cái riêng lẻ và tổng số các đầu chi phí được ghi nợ vào tài khoản chi phí. Đây là một trong những sổ cơ bản trong quy trình ghi sổ, rất cần thiết trong việc lập số dư sổ cái, số dư thử nghiệm và tài khoản cuối cùng. Dưới đây là sổ mua hàng mẫu của XYZ Ltd cho tháng 8 năm 2019. Trong trường hợp này, số dư 500 đô la, 1.000 đô la và 2.000 đô la sẽ được đăng lên sổ cái riêng lẻ của Nike, Adidas và PUMA Ltd. Ngoài ra, tài khoản Mua hàng sẽ được ghi nợ 3.500 đô la.

Ưu điểm của Tạp chí Mua hàng

• Thông tin chi tiết của tất cả các nhà cung cấp được tìm thấy ở một nơi giúp điều chỉnh số dư sổ cái và số dư thử nghiệm
• Dễ dàng duy trì và theo dõi dữ liệu để phân tích Nhà cung cấp
• Tổng tín dụng mua và loại mua được tìm thấy ở một nơi
• Một tài liệu cần thiết cho hoạt động trơn tru của bộ phận mua hàng
• Trong các đợt kiểm toán cuối năm, việc tìm kiếm các số hóa đơn liên quan đến bất kỳ Nhà cung cấp nào có thể truy cập được từ các tạp chí mua hàng
• Một trong những cuốn sách nổi tiếng và được duy trì rộng rãi

Nhược điểm của Tạp chí Mua hàng

• Cần có một kế toán riêng, điều này gây tốn kém thời gian và tiền bạc
• Nếu chọn sai tài khoản nhà cung cấp trong sổ mua hàng sẽ dẫn đến sai sót trong việc lập số dư thử và quyết toán.

Phần kết luận

Nhật ký mua hàng là một phần quan trọng và thiết yếu của quy trình kế toán của bất kỳ tổ chức nào. Khi được triển khai cẩn thận, hệ thống âm thanh sẽ giúp bạn mua hàng đúng lúc, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, phân tích mua hàng được trích từ các tạp chí này giúp đàm phán các hợp đồng mới. Nhật ký mua hàng cũng giúp quản lý Chủ nợ, theo dõi tình trạng hàng hóa bị trả lại, giấy báo có và số dư sổ cái cập nhật của Nhà cung cấp, tất cả đều được yêu cầu để hoạt động kinh doanh thành công và cập nhật. Nó cũng giúp tạo thuận lợi cho đánh giá bằng cách cung cấp dữ liệu cần thiết cho đánh giá viên.