FlowChart trong Excel - Tìm hiểu cách tạo bằng ví dụ

Làm thế nào để tạo Lưu đồ trong Excel?

Biểu đồ luồng trong excel hay còn được gọi là biểu đồ quy trình trong excel, nó được dùng để biểu diễn các bước khác nhau liên quan đến một quy trình từ đầu đến cuối, nó có các hình dạng được xác định trước để thể hiện từng bước liên quan trong quy trình, để sử dụng biểu đồ này chúng ta cần sử dụng các mẫu nghệ thuật thông minh được xác định trước trong excel.

Các ví dụ về Lưu đồ trong Excel

Bạn có thể tải xuống mẫu FlowChart Excel này tại đây - Mẫu FlowChart Excel

Ví dụ # 1 - Tạo Lưu đồ bằng Hình dạng (Từng bước)

Trước hết chúng ta hãy xây dựng một lưu đồ của một trong những lưu đồ phổ biến, tức là biểu đồ phân cấp tổ chức. Dưới đây là luồng giao tiếp trong tổ chức.

Chủ tịch> Trưởng phòng> Quản lý cấp cao> Người quản lý> Trưởng nhóm> Thành viên nhóm.

Đây là sơ đồ tổ chức điển hình mà chúng ta thường thấy. Trong bài này, chúng ta sẽ học cách tạo một biểu đồ trong excel bằng cách sử dụng các hình dạng.

  • Bước 1: Xóa đường lưới khỏi trang tính.
  • Bước 2: Vào Insert> Shapes> FlowChart> Rectangular shape.

  • Bước 3: Hãy vẽ cái này trước.

Lưu ý: Để phù hợp với các đầu cột và hàng, hãy giữ phím ALT và điều chỉnh.

  • Bước 4: Nhấp chuột phải và chọn CHỈNH SỬA văn bản.

  • Bước 5:  Nhập từ, Chủ tịch.

  • Bước 6: Hình dạng này trông không đẹp. Trong Định dạng, hãy thay đổi định dạng của hình dạng như trong hình dưới đây.

  • Bước 7: Bây giờ vị trí đầu tiên trong tổ chức đã kết thúc. Dưới quyền anh ta có 4 trưởng phòng sẽ đến. Đối với điều này, vẽ mũi tên đường thẳng.

  • Bước 8: Bây giờ chúng ta cần vẽ một đường ngang cho tất cả các trưởng phòng.

  • Bước 9: Chèn thêm 4 đường mũi tên.

  • Bước 10: Chèn thêm 4 ô chữ nhật vào dưới mỗi mũi tên.

Lưu ý: Tôi đã thêm 4 phòng ban. Bạn có thể thay đổi theo yêu cầu của bạn.

  • Bước 11: Sau khi các hộp trưởng bộ phận được rút ra. Vẽ thêm 4 mũi tên và 4 hình hộp chữ nhật nữa cho Quản lý cấp cao.

  • Bước 12: Dưới Quản lý cấp cao, Trưởng nhóm sẽ xuất hiện. Vẽ thêm 4 mũi tên và 4 hình hộp chữ nhật nữa cho các Trưởng nhóm.

  • Bước 13: Dưới mỗi đội trưởng sẽ có 4 người điều hành. Đối với điều này đầu tiên, vẽ một đường thẳng dọc dưới mỗi trưởng nhóm như thể hiện trong hình dưới đây.

  • Bước 14: Với mỗi đoạn thẳng dọc vẽ 4 mũi tên nằm ngang. Vẽ tổng cộng 16 mũi tên ngang.

  • Bước 15: Chèn 16 hộp văn bản vào phía trước các mũi tên ngang mới vẽ. Đối với loại hộp đầu tiên Executive 1, loại hộp thứ hai là Executive 2, loại hộp thứ ba là Executive 3 và loại hộp thứ tư là Executive 4.

Vì vậy, bây giờ sơ đồ của chúng tôi cho một tổ chức đã được thực hiện. Một luồng giao tiếp rõ ràng với biểu đồ này. Mỗi vị trí trong tổ chức biết họ nên liên hệ với ai để truyền đạt thông điệp của họ.

Ví dụ số 2 - Tạo luồng kinh doanh bằng cách sử dụng nghệ thuật thông minh (Từng bước)

Chúng ta đã thấy các bước để tạo một lưu đồ excel điển hình bằng cách sử dụng các hình dạng. Sử dụng Smart Arts sẽ làm cho sơ đồ trông đẹp mắt. Trong lưu đồ Nghệ thuật thông minh đã được xác định trước nếu chúng tôi cần thêm bất cứ điều gì, chúng tôi cần sắp xếp.

Trong ví dụ này, tôi sẽ giải thích quy trình liên quan đến việc thành lập một công ty mới.

  • Bước 1: Vào INSERT> Smart Art.

  • Bước 2: Trong Smart Art, chọn Process. Cuộn xuống và chọn Quy trình uốn lặp lại.

  • Bước 3: Bây giờ chúng ta có một lưu đồ mặc định.

  • Bước 4: Ưu điểm ở đây là chúng ta có các hình vẽ sẵn. Đối với loại hộp đầu tiên Loại thực thể doanh nghiệp: Private Limited

  • Bước 5: Bước tiếp theo  là Quy trình đăng ký.

  • Bước 6: Tiếp theo lấy Mã số nhận dạng công ty (CIN).

  • Bước 7: Bước thứ tư là tạo một trang web cho công ty của bạn.

  • Bước 8: Thuê nhân viên từ các bộ phận khác nhau.

  • Bước 9: Bây giờ chúng ta còn 2 bước nữa để nhập nhưng chúng ta không còn bất kỳ hình dạng nào. Vì vậy, hãy chọn một hình dạng bất kỳ và dán.

  • Bước 10: Bây giờ chúng ta đã chèn thêm hai hộp. Nhập phần mềm và quy tắc mua hàng cho nhân viên vào các hộp mới.

Ví dụ # 3 - Thiết kế FlowChart bằng Excel Smart Arts (Từng bước)

Bây giờ chúng ta có tất cả quy trình trong một sơ đồ. Hãy thiết kế nghệ thuật thông minh ngay bây giờ.

  • Bước 1: Chọn Nghệ thuật thông minh FlowChart.
  • Bước 2: Ngay sau khi bạn chọn, hai tab nữa sẽ xuất hiện trong ruy-băng. Chọn Thiết kế.

  • Bước 3: Trong phần thiết kế chọn Change Colors.

  • Bước 4: Tại đây thay đổi màu sắc của nghệ thuật thông minh theo ý muốn của bạn.

  • Bước 5: Thay đổi kiểu của lưu đồ trong tab Thiết kế.

Ví dụ # 4

Chúng ta cần làm theo một vài bước để tạo lưu đồ trong excel. Làm theo các bước sau sẽ giúp quá trình tạo lưu đồ Excel trở nên dễ dàng.

  • Tạo lưới

Chúng ta cần điều chỉnh kích thước của đường lưới trong excel để làm cho các hình dạng có kích thước đồng nhất. Bằng cách này, bảng tính excel sẽ giống như một tờ giấy vẽ đồ thị, vì vậy việc vẽ các hình dạng trở nên dễ dàng.

  • Chọn tất cả các ô bằng cách nhấp vào biểu tượng hình tam giác ở đầu số cột / hàng. Giữ con trỏ trên bất kỳ tiêu đề cột nào và nhấp chuột phải và chọn tùy chọn “Chiều rộng cột” trong excel.

  • Khi màn hình Column Width bật lên, điều chỉnh số thành 2,14 (2,14 tương đương với 20 pixel giả sử rằng phông chữ mặc định là Calibri và kích thước phông chữ là 11 trong excel) và nhấp vào OK.

  • Bám vào lưới

Đây là tùy chọn có sẵn trong excel để gắn hình dạng với kích thước của lưới, tức là, bất cứ khi nào hình dạng được chèn vào trang tính, kích thước của hình dạng sẽ được điều chỉnh theo chiều cao và chiều rộng của lưới bằng cách bật tùy chọn này.

  • Dưới tab bố cục trang trong ruy-băng, trong phần “Sắp xếp”, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới tùy chọn “Căn chỉnh”, sau đó, trong tùy chọn thả xuống, hãy chọn tùy chọn “Gắn vào lưới” .

  • Bố trí trang

Bố cục trang của trang tính nên được điều chỉnh bằng cách đặt ngắt trang, Lề, Định hướng trong trường hợp bạn muốn lấy bản in ra khỏi lưu đồ hoặc bạn muốn sao chép nó sang các ứng dụng khác như Word vì sẽ khó thiết lập bố cục khi lưu đồ Excel được tạo.

Bạn có thể đặt hướng của trang là Dọc hoặc Ngang dựa trên luồng của sơ đồ. Ví dụ: nếu luồng của quy trình là theo chiều ngang, thì bạn cần đặt trang cho chế độ Ngang.

Bây giờ hãy bắt đầu với việc xây dựng lưu đồ Excel bằng cách sử dụng các hình dạng. Như tôi đã nói, thông thường hình dạng bắt đầu và kết thúc sẽ là Hình bầu dục. Để vẽ các hình dạng,

  • Chọn menu thả xuống Hình dạng bên dưới Tab Chèn, trong phần Hình minh họa. Sau đó, menu thả xuống cung cấp các tùy chọn của tất cả các hình dạng có sẵn, chọn Hình dạng bạn cần cho lưu đồ excel của mình và chèn hình dạng vào Trang tính.

Ở đây để bắt đầu, hãy chèn hình Oval. Chọn hình dạng và giữ con trỏ và kéo nó bằng chuột đến kích thước bạn muốn xem.

Trong hình trên, bạn có thể thấy kích thước của hình dạng được điều chỉnh và đặt trong đường lưới khi chúng tôi đã bật tùy chọn Snap to Grid. Điều này sẽ được điều chỉnh trong khi bạn bắt đầu vẽ hình dạng. Khi hình dạng được mở rộng hoặc thu nhỏ, nó sẽ điều chỉnh thành đường lưới gần nhất tiếp theo.

  • Để thêm văn bản vào hình dạng, hãy nhấp chuột phải và chọn Tùy chọn “Chỉnh sửa văn bản” trong danh sách.

  • Chèn văn bản trong hình dạng. Bạn có thể căn chỉnh văn bản bằng cách sử dụng các tùy chọn căn chỉnh văn bản.

Bây giờ chúng ta cần chèn hình dạng tiếp theo để tiến hành bước tiếp theo. Chèn hình tiếp theo ngay bên dưới “START”. Hình chữ nhật có thể được sử dụng để hiển thị bước chỉ có một tùy chọn để tiếp tục và hình kim cương sẽ được sử dụng khi chúng ta có hai hoặc nhiều tùy chọn để tiếp tục.

Bước tiếp theo là kết nối các hình dạng. Để kết nối các hình dạng, hãy chọn các đường nối từ tùy chọn Hình dạng và vẽ giữa các hình dạng.

Khi trình kết nối được chọn, hãy giữ con trỏ trên hình dạng và bạn có thể thấy các chấm kết nối trong hình dạng.

Bắt đầu vẽ đường thẳng bằng cách kéo chuột từ bất kỳ điểm kết nối nào và nối nó với dấu chấm kết nối của hình dạng khác. Các chấm nối của hình tiếp theo có thể được nhìn thấy trong khi vẽ đường gần với hình đó.

Tiếp tục thêm các hình dạng lần lượt theo các bước liên quan trong quy trình.

Như tôi đã đề cập trước đó, hình dạng kim cương sẽ được sử dụng khi có nhiều tùy chọn. Trong hình trên, bạn có thể thấy luồng biểu đồ hiển thị các tùy chọn khác nhau được liên kết với biểu tượng hình kim cương.

Mỗi sơ đồ chỉ hiển thị bước cần tuân theo để hoàn tất quy trình. Nhưng để hiểu rõ về quy trình, bạn có thể thêm thông tin bổ sung bằng cách sử dụng hộp văn bản.

Để thêm một hộp văn bản,

  • Chuyển đến tab Chèn ruy-băng trong excel và nhấp vào hộp Văn bản từ Phần “Văn bản”.

  • Chèn hộp văn bản bằng cách giữ con trỏ tại chỗ và kéo hộp văn bản bằng cách sử dụng chuột. Nhấp vào bên trong hộp để nhập văn bản

  • Loại bỏ Đường viền bằng cách chọn Định dạng Hình dạng (Nhấp chuột phải vào hộp cho tùy chọn) và chọn Không có dòng nào từ các thuộc tính định dạng.

Một lần nữa, sử dụng hình bầu dục để hiển thị phần cuối của quá trình.

  • Để làm cho biểu đồ trông đẹp hơn, hãy xóa đường lưới bằng cách bỏ chọn Hộp Đường lưới trong tab Chế độ xem

Bây giờ, đây là sơ đồ của bạn trông như thế nào sau khi hoàn thành tất cả các bước.

Bạn có thể định dạng hình dạng của từng bước

  • Chọn hình dạng bạn muốn định dạng và chuyển đến tab Định dạng trong ruy-băng, nhấp vào tùy chọn thả xuống trong phần “Kiểu hình dạng” và chọn định dạng.

Ví dụ # 5 - Sử dụng đồ họa nghệ thuật thông minh

Lưu đồ có thể được tạo bằng cách sử dụng Đồ họa nghệ thuật thông minh có sẵn trong Excel

  • Chọn Đồ họa Nghệ thuật Thông minh trong Phần Minh họa dưới tab Chèn.

  • Chọn sơ đồ theo yêu cầu của bạn và nhấp vào OK.

  • Sau khi chọn sơ đồ, nhập văn bản vào hộp Văn bản.

Lưu đồ của bạn trông giống như dưới đây:

Bạn có thể thêm hình dạng vào sơ đồ hiện có, Di chuyển Lên / Xuống hình dạng trong “tab Thiết kế” bằng cách chọn sơ đồ.

Ngoài ra, bạn có thể thêm hình dạng vào hình hiện có.

Bạn có thể tải xuống mẫu Excel Flowchart Examples tại đây - Mẫu Excel Flowchart Examples

Những điều cần ghi nhớ

  • Sử dụng các hình dạng khác nhau để tạo hiệu ứng hình ảnh cho việc tạo sơ đồ trong Excel.
  • Cung cấp các màu sắc khác nhau cho mỗi tab trong khi tạo lưu đồ excel chỉ để làm cho nó hấp dẫn hơn.
  • Sử dụng nghệ thuật thông minh để dễ dàng vẽ các hình dạng.
  • Trong trường hợp lưu đồ phức tạp hơn, sử dụng hình dạng không sử dụng nghệ thuật thông minh.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found